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関連記事→ 奥進システムHP　システム導入方法について

奥進システムは名前の通りシステム会社なので、ホームページ制作をさせていただく際にも、ちょこっと便利なシステムを提案させていただくことが多いです。新規のシステム提案だけでなく、既存のシステム改善提案もいたします。

今回取り上げる事例もホームページ制作のお客様ですが、そのホームページには以下のシステムが組み込まれていました。

• お問い合わせ（よくあるお問い合わせフォーム）
• イベントカレンダー（研修や講座の告知と、参加申し込みフォーム）
• 新着情報管理システム（ニュースとか新着情報をかんたん管理するシステム）

年間を通してたくさんの研修会や講座を開催されるお客様で、ホームページを見に来られる方も半分以上がその方面の情報を得るためにサイトに訪問します。

このホームページに設置しているイベントカレンダーは、毎月のイベント情報を、一か月単位で確認できる機能があります。

前の月や翌月をさっと見ることもできるので便利ではありますが、お客様と訪問者が「不足している」と感じるものがありました。

もやもやとしたものを抱えたお客様先の担当者さんとお会いして、そのもやもや・・・もとい「不足している」ものは何かを話し合いました。

担当者：なんか足りないんです。もやもやするんです。

(奥進)営業：何が足りないんでしょうか・・・？　詳しくお聞かせください。

担当者：シリーズの講座があって、年に６回開催されます。１回目、２回目が終わっても、３回目以降でスケジュールが合えば参加できるんですが、３回目以降が何月かとか、わからないから調べにくいんですよね。うーん、この調べにくさをなんとかしたい！

(奥進)営業：なるほど・・・承知しました。イベントカレンダーシステムを改善しましょう！

一か月ごとのイベントカレンダーではちょっと不便でちょっとモヤモヤする・・・。

じゃあ、年間の予定を通しで見ることができる、

年間カレンダー

を作成しましょう！

どのような年間カレンダーにするか？　ということで、２つの提案をしました。

1. 登録されているイベントのデータを、自動で１年分並べて表示する
2. 自由なフォーマットで年間カレンダーデータを別個で作成してもらって、そのデータを表示する

今回のケースでは、２番目を選択されました。

ということで、月のカレンダー（デフォルトでは当月）の表示場所のすぐ下に、年間カレンダーへのリンクを追加して、リンクをクリックされたら年間カレンダーページを表示するようにしました。

お客様は、研修や講座の種類ごとに年間予定表を複数用意して、その全部を年間カレンダーページにいっぺんに表示できるようにしました。

このカレンダーシステムの改善は、参加希望者から「わかりやすくなった」「行事予定の見通しがついて、申込予定が立てやすくなった」と評判をいただきました。

それほど大きなシステムの修正（機能追加）ではなかったので、改善の効果に比べてかかった費用は少なく、コストパフォーマンスがいい事例となりました。

今お使いのシステムに不満があるとき、システムを全面的に見直すことが常に最善とは限りません。

まずはご相談ください。

困りごとの内容、かけられるコスト、使える方法など、あらゆる方面から考え、提案をさせていただきます！

システムに困っている会社様、システムの困りごとを募集しています！

今のシステムの使えるところ、よいところは活かしつつ、業務を改善していく方法を考え、模索していくお手伝いをさせてください。

有限会社奥進システムは、そんな会社です。お問い合わせください！

ホームページの制作事例はこちらです。

システムの開発事例はこちらです。

奥進システムのHPはこちら→ https://www.okushin.co.jp/

昨年3月に初級ウェブ解析士の資格を取り、6月に上級ウェブ解析士になることができました。
それから1年と少しの間、ウェブ解析士としてどんなことをしてきたのかを、ほぼ自分のための振り返りとして書いてみます。

ウェブ関連のセミナーを受講したのは７回で、そのうちの３回が資格の更新要件になるアップデートにみなされるものでした。

協会活動への協力として、初級ウェブ解析士のテキストの校正と試験問題作成のお手伝いをしました。

また、協会のアンケートに答えて、Ａｍａｚｏｎギフト券をゲットしました！

資格を取得した時点では、協会の無料会員ですが、昨年12月に今年の会費を納めたので正会員になっています。

で、実際にウェブ解析士としてどんなお仕事をしてました？という点が重要かと思いますが、正直に言うとそんなにばりばり解析してたということはないのでした・・・。

Googleアナリティクスを使ってアクセス解析レポートを作るというのは、提案はしましたがまだ受注していません。社内向けに自社サイトのレポートを定期的に出そうと、その雛形をやっと作ったところです。

顧客向けには何度か提案のために小さめのサンプルレポートを作りました。

どのような内容のレポートにするのか、価格設定をどうするのか、いろいろ悩むことが多くて、他社さんの情報を調べて参考にさせてもらっています。また、セミナーではばりばり活躍している講師の方に出会えるので、そこで得た情報もとても参考にさせていただいています。

ホームページ制作や運用の仕事は常時やっていて、資格取得後は明らかにサイトを見る目が変わりました。それは、ウェブ解析士になる前に学んだ知識や技術も併せてのことですが、サイトの目的や使い方を意識して考えたり提案したりするようになりました。

ただ、いかんせん数字に弱い・・・。
試験でも計算問題が本当に不得意な上に、Googleアナリティクスの使い方もまだまだなので、セミナーを受講したり書籍やウェブの情報を参考にしてずーっと勉強しています。

どれもまだまだではありますが、資格取得前と比べたら、かなりの変化というか進歩はしていると思います。

最近の自分のトレンドは、数字にとらわれない、お客様に有益なウェブの提案をいかにするか？を考えることです。

自社と顧客を見回しても、数字にシビアなネットショップなどは現状なく、ほぼBtoBのサイトです。
コンバージョンは問い合わせ数ぐらいしか思いつかないのです。

しかし、例えば製造業なら商品ページを見てもらいたいのでは？と考えて、人気ページの中の商品説明ページに注目したり、実績を見てもらいたいなら、どのような経路で実績を見て去っていくのかを確認したり。

中小企業のホームページなので派手な内容も数字もありませんが、サイトを無駄にせず、目的を見失わず、育てる運用、提案ってどんなだろうと考えます。

そこには、シビアな計算よりも必要な要素が結構あるような気がしている今日この頃です。

ちなみに、上級以上の解析士は、２年の間に資格更新の要件を満たさないといけないことになっています。

資格更新のために自分に足りないのは、アウトプットの活動なんですよね。

それ以外の要件は大体OKなので、今年の後半は足りてないアウトプットをどうやるかをテーマにして行動していこうと思っています。
何が出てくるか、乞うご期待。

今回の記事を書くために、合格から今までの活動を調べたので、覚書として詳細を下に書いておきます。それから、更新要件が協会のサイト内でなかなか見つからなかったので、また確認したくなるであろう自分のために、協会のサイトから写しておきます。

ウェブ解析士としての自分、伸びしろがありまくりです！

これからもがんばりまーす。

上級ウェブ解析士合格から今までのあゆみ（～2016年8月）

2015年6月19日　上級ウェブ解析士に合格

2015年6月27日　『実践型Webマーケティング（基礎編）』セミナー　受講

2015年9月　　　初級ウェブ解析士認定試験公式テキスト第7版（2016年度版）第2章の校正に協力

2015年9月19日　『担当者と決裁権者の心をつかむ企画書や提案書作成講座 』　受講（資格アップデート講座）

2015年10月9日　「美しいウェブサイトの作り方」出版記念セミナー　受講

2015年10月20日　ブログ・FBの活用セミナー　受講

2015年10月　　　初級ウェブ解析士試験　問題作成に協力

2015年11月13日　第1５回「自社サイトをコストで終わらせないために」セミナー　受講（資格アップデート講座）

2015年12月　　　2016年のウェブ解析士協会の会費納入

2016年5月21日　第17回「自社サイトをコストで終わらせないために」セミナー　受講（資格アップデート講座）

2016年8月23日　Googleアナリティクス実践講座　受講

資格更新の要件

▼上級ウェブ解析士以上の方の資格維持条件
・以下の条件をすべて満たすことが資格維持条件となっております。
※上級講座2日目の最後に「資格維持」として講師よりご説明をしております。
※ウェブ解析士マスターは上級の上位資格に位置づけられるため、上級ウェブ解析士資格維持条件を満たしていただく必要がございます。

１）二年に一度の「勉強会等での発表」（アウトプット活動）
※セミナー講演や記事執筆等含む。
※勉強会等に含まれるものは以下の「勉強会での発表の定義」をご確認ください。

＜「勉強会等での発表」の定義＞
・ウェブ解析士認定講座、協会認定オープンセミナーでの講師
・ウェブ解析・ウェブマーケティング関連勉強会での講師
・同関連セミナーでの講師（主催問わず）
・同関連記事・コラム執筆（WEB・紙メディア問わず）
・同関連書籍・研究レポート執筆
・初級・上級ウェブ解析士公式テキスト執筆
・協会募集の資格維持対象となる活動報告
・クライアントへのウェブ解析及びマーケティングコンサルティング活動

＜補足＞
・自主主催（※）及び協会主催の講師等どちらでも構いません。
※自主主催は、社内勉強会等のクローズドなものでも構いません。
※クライアント様へのウェブ解析コンサルティング業務に関しましては、内容により勉強会等での発表とみなすことが可能です。
詳しくは申請フォームより業務概要をお知らせください。

２）二年に一度のアップデートへの参加（インプット活動）
※対象のアップデートセミナーについては下記ページをご参照ください。
http://www.web-mining.jp/rest/update/update-past.html
※参加ができない方々のために、正会員向け動画配信もご提供しています。
※正会員の方は、提供されるセミナー動画の視聴をもってアップデート参加をしたと見なします。

３）ウェブ解析士協会会員であること（2012年9月より新たに追加）
※会員には、無料会員と正会員（年会費6,480円(税込・2014年4月1日より）の二種があります。
いずれの会員も対象となります。

４）協会公認上級ウェブ解析士の義務と会員規約を守ること

上記資格維持条件の「１）勉強会等での発表」及び「２）アップデートへの参加」の皆さまの活動状況について、協会へのご報告（活動報告）をお願いいたします。
▼資格維持条件を満たしていない場合
・上級ウェブ解析士・ウェブ解析士マスターとしての「資格が失効（無効）」となります。

＜失効に伴うデメリット＞
・上級ウェブ解析士、ウェブ解析士マスターとして名乗ることができなくなります。
※協会としての第三者認定証明ができなくなり、WEB上の認定者一覧にも掲載ができなくなります。

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関連記事→ 奥進システムHP　課題例-Excelでの管理が限界

ここは、とある生活相談センターです。

生活していて不安なことや心配なことについての相談を受け付けています。

今日も不安げな顔つきの相談者がやってきました。

受付：どうなさいましたか？　まずはお名前を教えてください。

相談者：だざいです。

受付：ありがとうございます。では、少し掛けてお待ちくださいね。

受付から相談担当者に来訪者の名前が告げられました。

初めてではないらしいので、前に来られた時の履歴を調べます。

履歴はExcelファイルで保存されています。

相談担当：えーと、前に来られたのがいつか聞いてもらえる？（年月日をファイル名につけているので、時期がわかれば早く見つかる）

問題その１　すぐに目的のデータが見つからない。

相談担当：あー、ありがとう。見つかった、見つかった。これだ。お待たせしましたー。

相談者：あの…。

相談担当：はい。今日はどうなさいましたか？

相談者：人生がうまくいかないようで・・・。

相談担当：前回の面談からその後どんな感じでしたか？

今回も履歴で残さないといけないお話しがたくさんありそうでした。

また別の日には・・・

受付：こんにちは。お名前をお願いいたします。

相談者：毎回言わないといけないのね？

受付：はい、お願いしまーす。

相談者：安田まりーです。

ところが、今度は前の履歴がなかなか見つかりません。

やっと見つかって、相談開始です。

相談担当：えーと、前回は家計簿をつけることを提案させてもらいましたね。

相談者：あら、それはこの前に言ったはずです。私には無理なんです。

相談担当：あ、あれ、そうでしたか。すみません。じゃあ、別の方法を・・・。

（前回は別の担当者が応対したのか、その履歴を見落としていたよ）

似たような相談が他にもあれば、もしかしたら別の人の履歴によい解決方法があるかもしれません。

しかししかし、たくさんあるExcelファイルの中身を、相談者を前にしていちいち開いて確認していては時間がかかり過ぎます。

問題その２　データを活用しきれない

そうこうする傍らで、実は電話での相談も入ってきます。

大変です。

相談受付業務自体も大変なんですが、それに付随する仕事が結構あります。

• それぞれの相談内容を決められた書式で書き、Excelファイルにして残します。
• 必要な時にその書いた紙かExcelファイルを取り出します。
• 更に、一か月ごと半年ごとと決まった期間で受け付けた相談内容を集計します。

これらの仕事が円滑にいかないと、相談業務が滞ってくるのです。

とまあ、相談の履歴データを管理するだけでも、いろいろと考えないといけないことがご理解いただけますでしょうか？

現在、何かのデータをExcelやWordのファイルで蓄積し、管理しているという会社や事業所はたくさんあると思います。

手書きよりはいい状態です。書いてあることが読めないということはありませんし、何度でもきれいに印刷することができます。

しかし、内容を検索する、素早く取り出すことに難点があります。

これができるかできないかで、データとして使えてるか使えてないかが決まるのです。

大きなシステムを作るほどのことではなく、現在人力でなんとかなっている…でも、担当者が交代してしまったら、どうなりますか？

Excelファイルが破損してしまったら、どうしますか？

受付の書式が変更になったら、前のデータはどうしますか？

データを整理して、使いやすい環境を作る。

そんな小さなシステム開発でも、有限会社奥進システムは対応いたします。

本来の業務に集中し、その質を上げていくために、システムに任せられるところはシステムで済ませていただきたい。

人は、人しかできない仕事をしなければもったいない。

そう考えています。

今の業務で、システム化できるところがあるのではないか？　そう思ったら、まずはご相談ください。

いつでもお待ちしております！

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関連記事→ 奥進システムHP　中小企業向けシステム開発の流れ

システムとは

システムというのは、たくさんのデータを効率よく、間違いなく、扱う仕組みです。

システムは、どんな形式（かたち）でデータを持っているかご存知ですか？

データの持ち方によって、メリット・デメリットがあり、扱いの違いがあり、システムの値段にも関わってきます。

データベース

データをデータベースというシステムに入れて管理する方法があります。

データベースにはいろんな種類がありますので、また詳しくは別の独立した記事にしたいと思いますが、ここではざっくりとして説明をしておきます。（WEBアプリケーションでのデータベースについて限定のお話しです）

• メリット
  ちゃんとしたデータが、ちゃんと蓄積される。
  データを探したり、追加・削除するのが楽ちん。
• デメリット
  扱いが面倒。
  利用する環境を選ぶ。

データを扱うなら、データベースを使うのが安心です。

データの整合性をとってくれたり、データ同士のつながりを保持してくれたりしますし、しっかり管理してくれているので沢山のデータがあっても目的のものを素早く取り出すことができます。

しかし一方では、データベースを操作するためにプログラム言語とは別の言語（SQL）の知識が必要だし、ちゃんと設計しないといけません。（今主流のリレーショナル・データベースの場合）

また、使うためにはサーバにインストールしておかなくてはならず、インストールできない環境では使えません。

デキるやつではありますが、それなりに扱いに注意と技術が必要です。

ファイル

ファイルといってもいろいろあります。

テキストファイル、PDFファイル、画像のJPEGファイルやGIFファイルなど、その種類はとてもたくさんあります。

データをファイルで持つメリットとデメリットを考えてみましょう。

• メリット
  扱いが楽ちん。
  データベースほど扱う環境を選ばない。
• デメリット
  おかしなデータが混じる可能性が高い。
  データを探したり、追加・編集・削除はやりにくい。

それぞれの特徴

その中で、システムでデータとして扱う代表的なファイルはと言えば、Excelファイル、CSVファイル、PDFファイルの３種類です。

• Excelファイル
  OfficeソフトのExcelで開いて編集できるファイル形式です。
  決まった書式にデータを当てはめて出力したい場合や、Excelの機能を使って集計したい場合に使います。
• CSVファイル
  Excelで開いて編集できる形式ですが、書式情報は含まれません。
  Excelがなくても開いて編集することができます。とてもシンプルな形式です。
  他のシステムとやりとりする場合には、シンプルなこの形式を選ぶことがよくあります。
• PDFファイル
  Adobe社の無料閲覧ソフトで開くファイルです。編集するためには、また別のソフトウェアが必要になります。
  決まった書式にデータを当てはめて出力したい場合に選ばれることが多く、Excelファイルとの違いは、編集しないことが前提になっているところです。

システムでデータファイルを扱う時、手間がかかるのはこの順番です。

PDFファイル　＞　Excelファイル　＞　CSVファイル

つまりは、手間がかかるファイル形式の方が、作る時の値段も高くなります。

実のところ

システムを作る時にはデータベースやファイルを組み合わせることが多く、どれかひとつを選ぶことはほぼありません。

選ぶとすれば、ためたデータを取り出す場合です。

売上データや商品一覧、社員名簿などのデータを取り出して見たい時、

• どんな形式が適しているのか？
• どんな形式がより安いのか？

取り出すことが多い場合は、どの形式を選ぶかによってシステム全体の開発費用が大きく変わります。

費用は、PDFファイルが一番高いのは、先にお伝えした通りです。

PDFファイル　＞　Excelファイル　＞　CSVファイル

システムのご相談をいただく場合、帳票としてデータを取り出したい、分析をしたいなど、いろんな要望がおありだと思います。

その時は、そのためにどんなファイルの形式がいいのか？を考えていただきたいのです。

また、ご相談いただきたいのです。

ご相談の内容によっては、データを出力しないで、画面で見るだけでも済んでしまうことがあるかもしれません。

その分の費用は、軽くなるかも。

有限会社奥進システムにご相談いただければ、ご要望やご予算に合わせて、そんなご提案もさせていただきます。

なんでもかんでもPDF、どれでもこれでもExcel、そんな安易な決め方ではなくて、取り出すデータの内容や取り出した後の使い方にこだわって、ファイル形式を選びましょう。

小さなシステムから大きめのシステムまで、
ちょこっとしたデータからそこそこでっかいデータベースのデータまで、
いろんなシステムとデータに詳しいのは有限会社奥進システムです！

システムとデータのことについてのご相談は、いつでも受け付けております。

どうぞお気軽に。

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関連記事→ 奥進システムHP　システム導入方法について

有限会社奥進システムは、中小企業様向けの業務管理システムの開発をやっています！

と言っても、「業務管理システム」ってなに？と思われる方、おられると思います。

「業務」を「管理」する「システム」

具体的に言えば、受発注の注文管理や、商品の在庫管理などです。
通信販売サイトを作ることもあれば、トラックの配車管理、教育関係の相談受付システムなんかもお作りいたします。
毎日お仕事されている方がしたいことは、実はどれも似通っています。
お仕事の内容が違うと、微妙な違いは出てきますが、本質的なところは似ていることがとても多いのです。

パッケージというソフトウェアやシステムは、その似ているところを最大公約数（または最小公約数）のようにまとめてつくられているもので、よくある機能は大体含まれています。
そして、値段は安めの場合が多いようです。

受発注を管理するシステムが欲しいな～と思った時、ふらりと大手電気店に入っていき、ソフト売り場を見る。
あるいは、最近なら「受発注システム」をネットで検索してみる。

なんか、ありますよね。

パッケージとして、いろんな「受発注システム」が見つかるので、そういうものを使った方がいいのかと思って問い合わせてみたり、中身を詳しく確認してみたら、または実際に導入してみたら…意外に、「使えない」ことが多いのです。

なぜでしょうか？

そのパッケージには、それぞれの会社が持つ特徴を考慮した機能が用意されていないからです。

会社によって、扱う商品は当然違います。
また、同じような商品でも、売り方や販路が違えば、システムに期待する機能が違ってきたりします。
グループ会社や親会社がある場合、子会社がある場合、得意先を考慮したい場合
単品販売のみの場合、セット商品を売り出している場合、使い方などの教育を付加価値にしたい場合
その他　いろいろ…

パッケージ製品に少し手を入れたいと販売元もしくは開発元に問い合わせをした場合の回答は、おおよそ次のどれかになります。

1. 変更・修正には対応しない
2. 変更・修正の場合は別見積もりで対応

当社にシステムのご相談をしていただき、パッケージ製品と当社提案を比較されるお客様の反応は、おおよそ次のどれかになります。

1. めっちゃ高いやん！（パッケージならもっと安いものがいっぱいある）
   －パッケージ製品の問い合わせ前
2. めっちゃ安いやん！（パッケージのカスタマイズに比べたら全然安い）
   －パッケージ製品の問い合わせ後

結果として、当社に真剣にシステムの相談をいただくのは、おおよそこんなお客様となります。
（全部ではありません。パッケージ製品に関連しての場合のみです。）

• パッケージでは使いものにならないのでオーダーメイドで
  －パッケージでは変更・修正ができない
• パッケージのカスタマイズ費用が高額過ぎて話にならないので１からオーダーメイドで
  －パッケージのカスタマイズより高いコストパフォーマンスを求めている

何が言いたいかといいますと…

「オーダーメイドのシステムを開発した方が、コスパがいいことってあるんですよ！」

ってことです。

あなただけのためのシステムを、あなただけにお作りする。
そんなオーダーメイドのシステム開発は、実はコスパが絶対悪いなんてことはないのです。

もしあなたがそんな先入観をお持ちであれば、それはぜひ一度普通ゴミの日に出していただきたい。
（普通ゴミだと思いますが、違ってたらすいません）

パッケージ製品を利用して、実際の業務とのズレにストレスを感じているあなた。

パッケージ製品のカスタマイズ費用に呆然となっているあなた。

１からのシステム作りの相談をどうやればいいのかわからずに悩んでいるあなた！

ぜひぜひ一度、有限会社奥進システムにご連絡ください。

有限会社奥進システムは、中小企業の経営者様の味方です。
御社の業務改善、業務の効率化、仕事をする上での困りごとの解決をお手伝いいたします。

これまでのシステム開発実績はこちらをご覧ください。

あなただけのシステムをお作りいたします。

あなたからのお問い合わせを、お待ちしております！

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関連記事→ 奥進システムHP　課題例-Excelでの管理が限界

ここに、ある不動産関係の会社がありました。
グループ会社がいくつかあり、社員はずっと同じ会社にいることもあれば、グループ内の別の会社に異動することもあります。

不動産関係なので、仕事のために宅地建物取引士（宅建士）の資格を持っている人が何人もいます。
この資格、一度取ればずっと有効なのですが、資格があることを証明するために交付される宅地建物取引士証（旧取引主任者証）は有効期限が５年と決まっており、５年ごとに更新する必要があります。
更新を忘れると業務に差支えが出るので、絶対に忘れることはできません。
他にも、運転免許、飲食許可、介護の資格保持者がいまして、会社で管理しています。

今回ご相談いただいたのは、この会社さんの従業員管理についてでした。
ポイントは下記の通りです。

• 会社間の異動が多い社員の所属の履歴を管理したい
• 社員の資格更新時期を忘れないようにアラートが欲しい
• 監督官庁に求められた際に、会社の社員名簿を素早く出力した

業務系のシステムで顧客管理はよくある機能ですが、今回は従業員管理です。

確かに、社員も増えてくると管理が大変です。
今までは本部の担当社員がエクセルの表で管理していた情報が、この頃は更新も追いつかないし、各社員の履歴の管理が難しいと訴えてきたので、これをシステム化して業務改善を図ることになりました。

部署や会社のマスタを作成し、それぞれに所属する社員を登録するのですが、登録のほとんどは現状お使いだったエクセルの表を読み込むこと（インポート）でささっと済ませました。

社員の異動履歴についてもエクセルの表があったので、それを少し加工して、インポートさせることに成功しました。

資格の更新期限については、システムに入ったらまず表示される画面に、更新日まで一か月を切ったものについて保持者名と資格名を表示することになりました。
これなら、忘れませんね！

会社や店舗では、いつでもシステムに入って最新の社員名簿を取り出せるようになり、本部からはすべての会社と店舗の情報を見たり編集したりすることができます。

エクセルと違って、新しい情報はすぐに各社担当者が入力する仕組みになったので、本部から問い合わせて代わりに入力する必要がなくなり、本部の仕事を減らすことができました。

一度このようなシステムを体験すると、もう二度とエクセル管理には戻れません。
システム化することの良さは、業務の仕組みを、シンプルで間違えないように改善することです。

資格更新忘れの心配なく、社員管理の負担も軽くなった結果、社員のみなさんは本来の業務により集中することができるようになりました。

きっと、物件の陰で、座敷童も喜んでくれていることと思います。

さて、社員の管理にお困りの管理職や総務担当の方はおられませんか？

もしおられたら、ぜひ有限会社奥進システムにご相談ください！

管理したい項目はいろいろとカスタマイズが可能です。

異動履歴や、社内での仕事の覚書、営業先やその受注履歴など、システムで管理できるものはたくさんあります。

有限会社奥進システムの業務管理システムの受託開発をご検討くださいませ。

奥進システムのHPはこちら→ https://www.okushin.co.jp/

ここに、ひとりのサラリーマンがいます。

サラリーマンのおじさん（現在の姿）

梅雨の晴れ間に汗を拭きながら営業に精を出すこのおじさんですが、実はスーパーサラリーマンです。
若い頃からバリバリで、作る資料の素晴らしさには定評がありました。
わかりやすい、説得力がある、そんな評判からお客様の受注を取まくり、営業事務の人の出る幕がないほどでした。

おじさんの若い頃です。（過去イメージ）

※モチベーション維持のために、おじさんの若い頃のイメージで進行したいと思います。ご了承ください。

おじさんは今日も新規の引き合いがあり、張り切って客先を訪問してきました。
出たばかりの新製品がぴったりと思ったおじさんは、次回その製品についての資料と、現在使われている他社製品との比較資料を持ってまいりますと約束して帰社しました。

実は、ひとつ前のバージョンの製品を営業した時に、その他社製品との比較資料を作っていたのです。
それを見つけて少し修正すれば楽勝です！
会社に戻ったおじさんは、いつも手伝ってくれている女性社員に資料を探して欲しいと頼みました。
しかし、予想外の反応が返ってきたのでした。

実は、提案資料についてはおじさんが作って自分で全部管理をしていたので、その女性社員には何がどこにあるのかさっぱりわからないのでした。
おじさんは自分がわかっているので、わかっていない人のことがわかっていなかったのです。
きっぱり断られてしまったおじさんは、目当ての資料を自分で探すことにしました。

３時間経過…。

この時点でおじさんは、あることに気づきました。
その資料には確かに他社製品との比較データを記載していたのですが、ファイル名や文書のタイトルにはその製品名は入っていません。

提案資料は、下記のデータとともに保管されています。

• 作成日
• 作成者名
• 作成者の部署
• 顧客名
• タイトル
• ファイル名

うーん、これは困った。
なにせ、おじさんが作った資料はたくさんあります。
実は、おじさんは目当ての資料をいつ、誰のために作ったのかという記憶があいまいでした。

結論から言いますと、おじさんは目当ての資料を見つけることができませんでした。
これだという資料にたどり着けず、作り直しをすることになり、思ったより時間がかかったので他の案件のための時間を減らして調整しなければなりませんでした。

そこでおじさんは考えました。
資料保管の仕組みを改善しなければならない・・・。

たかが資料、されど資料。
営業活動を効率化するためには、過去の資料の有効活用をなくしては不可能です。
そんな訳で、資料の全文検索システムを構築しました！！
資料の中身まで検索し、探すことができるシステムです。
検索対象のファイルは下記です。

• PDF
• Word
• Excel
• PowerPoint

つまり、ほとんど全部の提案資料について、中まで検索することができるのです。
資料の中身の本文に入っている他社製品名もばっちり検索ができます。
過去に同じようなお客様の悩みであったり、解決策をキーワードにして検索することだってできます。

会社でたまっている過去の資料で、実は有効活用できそうなものはありませんか？
そんなときは、ぜひ有限会社奥進システムにご相談ください！
営業資料や社内文書の管理や有効活用は業務改善に大きな影響があります。
営業資料や社内文書は会社の資産です。適正に評価し、活用していきましょう。

御社からのご相談を、お待ちしております！

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中小企業様のお仕事をラクにするシステムの開発と改善をしている有限会社奥進システム。

今回の事例は、運送屋さんの予定管理システムです。

運送屋さんの社長さん

毎日たくさんのトラックが出ていったり帰ってきたりして、忙しく働いています。

パッと見では不規則な動きに見えるそれは、ちゃんと配送予定があってトラックと運転手さんがあらかじめ割り付けられています。
いつ、どのトラックで、誰が、どこに、何を運ぶのか
その予定については、前日までに事務担当者が伝票を確認しながら手作業で作っていました。
運転手さんは自分の仕事の予定を、前日に事務所に来て確認してから、その日の仕事にとりかかっていました。
遠方の仕事に出て、事務所に来ることができない運転手さんについては、予定を早めに立てて前日よりも前に確認できるようにしたり、出先にFAXで流したりという運用をしていました。

不便　ですよね…。

事務の人は急いで先の予定も立てておかなければいけないし、事務所でしか予定を確認できない仕組みは無駄が多いと社内から改善要望が出ていました。

しかし、不便なのはそこだけではなくて、予定を作る作業もやはり改善すべき点があったのでした。
予定は常に、手作業で作られていたのです。

予定は大きく分けて「パターン化されたいつもの予定」と、「単発でその都度発生する予定」の２つがありました。
事務の人は、(1)まずパターン化された予定をひと通り予定表に書き込んだ後に、(2)単発のものを追加していくやり方ですべての予定を作っていました。
しかし、予定は日時だけを決めるものではなく、
いつ、どのトラックで、誰が、どこに、何を運ぶのか
までを決めるものです。
そう、ひとつひとつの予定について、担当する運転手、使うトラックなども割り当てていかなければなりません。
これ、一種の名人芸です。
よくわかるベテランの事務の人しかできません。

予定を作る担当の人がとてもがんばる人だったので、ずっと業務は滞ることなく回っていたのですが、その方がついに退職されることになりました。
引き継ぎを任された事務の人Bは、予定作りの煩雑さに戸惑うことばかり…。

Bさんの、なんでこうなるのの気持ち

一人の優秀な事務の人に頼っていた運送屋さんですが、その退職を機に仕事の仕組みを大幅に改善することを決めました。
予定作りを、システム化することにしたのです。

• たくさんの運転手さんとトラック、それにトラックが運べる容量や、冷凍・冷蔵への対応などをすべてマスタデータとして登録
• パターン化された予定データをあらかじめ登録し、呼び出す機能を装備
• パソコンの画面上でパターン化された予定の呼び出し、突発的な仕事の新規登録、登録済の予定の変更や削除ができるようにする
• 予定を移動するだけなら、マウスのドラック＆ドロップという直感的な操作で実現
• 確定したデータは、担当の運転手に前日に自動でメール送信

業務が昭和以前から一気に平成になったと、評判になりました！
新しい事務の人にも好評です。

Bさんの、心からの喜びの声

仕事をしていく上で、ベテランの職人技はとっても大事です。
しかし、その人がいないと仕事が回らないというのでは、リスクが大き過ぎます。
機械やシステムに任せることができる部分は積極的に任せ、どうしても人がやらなければならない部分に、人という資源を集中させることが合理的です。

ただ、システム化にはコストがかかります。また、急いで大幅なシステム化を行うと、慣れない人には運用しきれないということも起こりがち。
様々なことを考えて、その会社に合ったシステム化を考えていくことをお勧めします。

今回の運送屋さんは、予定作りの部分のシステム化に成功し、次回は受発注管理システムの改善につなげていくことになりました。
また、倉庫業もされており、その入出庫管理のシステム化も検討中です。
こんな風に、ステップ・バイ・ステップのシステム化は「あり」なんです。

さて、今回の運送屋さんの予定管理システムのお話し、いかがでしたでしょうか？

手作業で作っていた予定を、パソコン上で直感的な操作で編集できるシステムの実績が、有限会社奥進システムのホームページに掲載されています。
業種は違いますが、予定の管理という部分では同じ仕組みです。

予定管理、シフト管理などでお悩みがあれば、ぜひ有限会社奥進システムにお問い合わせください。

お待ちしております！

お問い合わせはお気軽に！

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有限会社奥進システムは中小企業様向けの業務管理システムを主に開発し、提供しています。
「業務管理システムって何？」
って思われる方がもしかしているかもしれないのでご説明しますね。

業務管理システムの代表的なものは下記です。

• 顧客管理システム
• 在庫管理システム
• 経理システム
• 受発注管理システム

これ以外でも、要するに毎日のお仕事を楽に、効率よくできるようにする仕組みが、業務管理システムです。

今日は、パンの製造業をされている会社さんにご依頼いただいた、受発注管理システムをご紹介します。

パン工場の社長さんのイメージ

イラストを探していて、「パン」で検索したらおじさんになったピーターパンらしきイラストが見つかってびっくりしました。
このびっくりを読んでくださる方と共有したいので、そのイラストを載せておきますね！

さて、パン工場です。

パン工場のお客様は、町のパン屋さん・喫茶店・カフェ・レストランなどです。

パン屋さんの店先のイメージ

お店ではいろんなパンを提供したり販売したりする訳ですが、実はパンの種類によって作る手間が変わってきます。
中にクリームやジャムを入れる場合はそれも作っておかなくてはならないし、計画的に多めに生地を作って冷凍しておいて、少しずつ解凍して焼いて仕上げるものなどがあります。

ところが、そんな作る側の手間ひまについて、売る人はご存知ありません。
売る人が知っているのは、どのパンがどんな人やどんな時期によく売れるか、どのパンが実は人気がないか、というような消費者行動に直結した情報です。
それは、パン工場ではわからない、でもとっても知りたい情報です。

さて、今回のシステム開発のポイントです。

パン屋さんは、パンを作る手間を考えずに欲しいパンを発注し、売りたい日に確実に納品して欲しい。

パン工場では、売れるパンを納期に遅れずに計画的に製造し、パン屋さんに送り届けたい。
そして、できるなら消費者さんにどのパンが人気なのかという情報を集めたい。

このパン屋さんとパン工場さんの願いを、インターネットを使った受発注管理システムで実現しました。

若かりし頃のパン工場の社長さん

インターネットを使った受発注システムで、工場からずっと遠いお店からでもパンの注文をすることができます。
注文は、お店に出したい日の前日を納品日として発注します。

発注を受けたパン工場では、納品日から製造と配送にかかる時間を考えて製造計画を立てます。
システムでは、商品ごとに製造にかかる時間がどれくらいかをマスタデータとして持っています。
また、顧客マスタで個々のお客様のところに届けるために必要な時間も持っていますので、その二つを合わせて逆算することで、いつそのパンを製造すればいいのかがわかるようになっています。

受発注を管理するシステムですので、データがたまっていくと今度はそれを分析することで、

• どの時期にどれくらい、どんなパンが売れているのか
• どの地域で、どんなパンが人気なのか

という売り上げ分析ができるようになります。

また、分析データは新商品開発や、新規顧客開拓のネタとして使うこともできます。

そしてそして、受発注管理ですから、受注伝票・納品書・請求書もシステムから発行することができます。
パンを製造するための原料の仕入れや在庫も管理することができます。

今回の開発ではそこまでの作り込みはしませんでしたが、それはそれ、一気にたくさんの機能を作ってしまうとシステムに慣れない現場が混乱してしまって困る可能性が大きくなりますから、システムは小規模なものから徐々に慣れて育てていくのがお勧めです。

さて、今回の受発注管理システムのお話し、いかがだったでしょうか？
ちなみに、当社のホームページにはフィルム加工業の会社様の受発注管理システムの事例も紹介しています。

なんだか気になる、うちの業務の受発注はどうなの？　そんなことを考えたあなたは、もやっとした気持ちを大事にぜひ当社にお問い合わせください。

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こんにちは、有限会社奥進システムの広報担当です！

昨年からアメブロでやっていたシステム開発ブログを、こちらにお引越しして気持も新たに再開する運びとなりました。

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