こんにちは、広報担当です！　毎日暑い！

お日様さんさん

さて、今日はシステムのバージョンアップ（機能追加、システム改善）のコストについてお話します。

先に今回の結論を置いておきます：

• 既存システムの機能追加は、できるとは限らない
• できるとしても、かなりの時間とお金がかかる
• それでもやりますか？　よくご検討ください。

そのシステム、いつまで使えますか？

システムは、一度作ったらずーっとそのまま使い続けられるかというと、そうでもありません。
なぜか？
運用面から言いますと、

• もっと簡単・便利にしたい
• 実は仕様が間違っていて、直したい
• 他にも機能を追加したい
• 取引先の都合などで仕様を変更する必要が出てきた

などの理由が考えられます。

システムの都合で言いますと、

• プログラム言語・フレームワーク・データベース・サーバーなどが古くなった

これです。

運用面での改善点は、それを使ってられるユーザーの身に染みてわかることです。
しかし、システム面での改善点は目に見えにくく直接感じることが少ないために、ユーザーに見過ごされていることがよくあります。

もとより、システムの寿命は平均して５年程度と言われています。
がんばっても、なかなか10年までは難しいところです。
基幹系のシステムであれば10～15年はいけるかもしれませんが、当社が開発しているウェブ・システムは技術革新のスピードが速い、すなわち既存の技術の陳腐化も早いために、システムは短命になりがちです。

規模の大きな基幹系のシステムであれば、導入と運用に多額の費用がかかるので、そもそもそれなりの期間使い続けられるものでないと元が取れません。また、導入する企業規模もやや大きめ～大きな企業となるはずです。
当社のお客様である中小企業は、当然規模は中小～零細・個人になりますので、コストもなるべく抑え、必要な機能に絞ったシステムを、短納期で開発し提供する場合がほとんどです。
小さく作るシステムだからこそ、後からの機能追加や仕様変更に対応しやすいというメリットがあります。
また、新しい技術をふんだんに取り入れているウェブ・システムなので、ネット環境さえあればいつでもどこでも使える、PCだけでなくタブレットやスマホでも操作ができるなどの利点もあります。

しかし、新しい技術は陳腐化しやすいのです。
これが、当社が開発するウェブ・システムのデメリットです。

システムとシステム会社の人生（？）綱渡り

ウェブと言われるものが生まれたのが1991年です。
そして、90年代後半には、ウェブ上でシステムが作られ、利用されるようになりました。
ウェブでないシステムはすでに広く使われており、システム会社はたくさんありました。
ウェブ・システムが流行するにはもう少し時間がかかりますが、基本的な知識や技術はこの頃から格段に増え、データベース・システムも便利なものが開発され使われるようになっていきます。

日本ではバブル景気の影響でシステムへの投資が多く、仕事の依頼が増え続けていた時期です。
しかし、その後ほどなくバブルは弾けました。
更に、世界的にテロが頻発したり、アメリカのリーマンショックが起こったりした影響で、システム会社が軒並み倒産する事態が発生しました。

システム会社が死亡の図

システムはできた、使っている、しかしそのメンテナンスができるシステム会社は？
エンジニアは？
連絡がとれないとか、会社がなくなってしまったとか。
もしかしたら、まだシステムが作りかけなのに、システム会社が潰れてしまうようなこともあったかもしれません。

だから、お使いのシステムが仕様通りちゃんと出来上がって使えているということは、当たり前ですがラッキーだったのかもしれず、またそのシステムを開発した会社が継続してお世話をしてくれているのは、なかなかない幸運かもしれないのです。

小さく早く作るシステムは予算も時間も限られ制約に縛られることが多いので、削れるコストはとことん削って利益を確保しようとします。
では、何が削られるのでしょうか？
仕様書や操作説明書などのドキュメント（資料）作成が真っ先にやられます。
仕様は技術担当者の頭の中だけにあり、その人がいなければ他の誰もわからないなんてことはザラにあります。

暑苦しい話の合間に涼を…

システムをなんとかしたいと思ったら

今お使いのシステムをどうにかしたい、と思ったらどうしますか？

• 不具合がずっと放置されているとか
• 途中までしかできてないので、開発の続きをやって完成させたいとか
• 完成してるけどもっと機能を追加したいとか

そんなことを思ったけれど、ではシステム会社にそれを相談することができますか？
できないとしたら、それはなぜでしょうか？

• それまでの経緯から、信用ができないとか
• 見積もり金額がどんどん上がるので別の会社に替えたいとか（替えたら見積もり額が下がる？）
• 担当していた技術者がいなくなっているとか
• システム会社自体がなくなってしまっているとか

当社が既存システムのことで相談を受けてお伺いして聞いたのは、大体このどれかです。
そして、ではシステムの資料はありますかと尋ねましたら、大体ないです。

仕様書も設計書もなく、操作説明書もなく、ただひたすらにそこにあるシステムの画面を見て、サーバーにあるプログラムとデータベースを調べるしかありません。

そんな感じですので、
「これこれの機能を追加したいので、お見積りをください」
と言われましても、簡単に見積もることができないのです。

では、見積もるために何が必要になるのでしょうか。

• プログラム言語、フレームワーク、CMS、データベース、サーバーのバージョン・スペック等の確認
• システムの内容解析（それほど詳細に、ではない）

まず、これです。
これをしないと、何のお話もできないのです。

急いで機能追加を依頼したいお客様には辛い話だと思うのですが、これをやらずには何もできません。
そして、これをやるには、お時間かかります。
お客様にすれば、ちょっとした機能追加をやってもらうのに、なんでそんなに時間かかるの？って感じになりますよね…。

しかし、未知の別会社が作ったシステムを、瞬時に理解して求められる機能を短時間できれいに追加することは不可能です。
まずは、

1. 全体の確認
   （各種環境、バージョン、機能数などのシステムの全体的な把握）
   （さっくりです）
2. お客様にとってよいと思われる対策の提示

ここまでは無料でやらせていただくことがほとんどです。
というのも、ここで単純に機能追加ができるのか、そうでないかを判断し提案させていただくことになりまして、そこでお客様がどう判断するかでこの後の作業が変わってくるからです。

では、当社であればどんな提案（対策の提示）を行うかと申しますと…
　A案：すべて作り直し
　B案：詳細な調査を行った上で、機能追加
このどちらかです。

「ちょっと機能を追加したい」と思っていたお客様に「全部作り直すべきです」とお伝えすると、そのお話は大体そこで終了します。ちーん。
そんなつもりではない、そんな費用も時間もない、ありえない。
そう思われることでしょう。

機能追加が可能なB案の場合でも、「詳細な調査や準備が必要です」とお伝えし、そのお見積りをまず提示するとお話が立ち消えに…。

しかし、意地悪とか儲けたいという気持ちで当社がそのような提案をするのではなく、やはりそこは、安全安心な状態でしっかりと業務をしていただくためには、そうすることが必要であるとシステムのプロが判断した結果を提示させていただいております。

ということで、今回の結論：

• 既存システムの機能追加は、できるとは限らない
• できるとしても、かなりの時間とお金がかかる
• それでもやりますか？　よくご検討ください。

以上です。

システムの作り直しも視野に入れ、システムを使いたい、そのためにコストをかけてもよいのだ！とお考えの会社様は、ぜひ当社にご相談ください。

当社は、無茶や無駄な提案はいたしません。
費用も、ふっかけません。（必要な費用を見積もります）
現実的な、お客様にとっても当社にとってもいい感じの提案をさせていただきます。
よいものを得るためにはお金も時間もかかることをご理解いただき、ぜひ当社にご連絡を。
お待ちしております。

先日ある方とお話をしていた際に、途中からなんだか不思議な気分になり、そのまま話を続けているとそうなる理由が徐々に判明してきました。

その方と私はシステム開発について話していたのですが、私はWEBシステムの開発について話をしているつもりでも、相手の方はそうではなかったのです。

両者の前提が違っていたので、話しをしていてもどこかかみ合わないことがあり、それが私の不思議な気分を醸し出していたのでした。

実は、システムには３つの種類があります。

• スタンドアローンシステム
• クライアントサーバーシステム
• WEBシステム

当社はWEBシステムを専門に開発していますので、システムのお話をする際には常にWEBシステムのことをお話します。

ところが、お話している方がその時お使いのシステムは、スタンドアローンシステムでした。それ以外のシステムについてはご存じなく、そもそもシステムというものにいくつも種類があるということも知らずにおられました。

話しがかみ合わないはずです。

今は多くの職場でパソコンが使われていると思います。

そのパソコンに入っているシステム（≒ソフトウェア）で仕事をしていると思いますが、そのシステムの種類が３つあります。
あなたが今使っているシステムがそのうちのどれに当たるかを、下の図を見て考えてみてください。

歴史的に言うと、登場したのはこの順番です（さっきと同じ並び順）。

1. スタンドアローンシステム
2. クライアントサーバーシステム
3. WEBシステム

パソコンの性能の向上や、ネットの技術の進歩に伴って、始めはスタンドアローン（「スタンドアロン」と伸ばさない言い方もあり）しか選べなかったシステムですが、クライアントサーバ（「クラサバ」と略すこともあり）やWEB（「ウェブ」と読みます）が登場してきました。

いつの時代も新しいもの好きさんがいたり流行があったりします。

また、情報セキュリティへの感心の高まりや配慮という流れもあります。

昨今はWEBシステムが全盛のようですが、組織ごとのポリシー等の関係で、３種類のシステムが混在しているのが現状です。

有限会社奥進システムはWEBシステムを専門に開発し提供している会社です。

お客様（になるかもしれない皆様）には、WEBシステムというものが何かを知っていただきたいと切に思っていますので、３つのシステムの種類についてここで順にご説明していこうと思います。

スタンドアローン

１台のパソコンにソフトウェアをインストールして使います。

ソフトウェア　＝　プログラム　+　データベース

システムとして利用する際に、ネットワークを介して他のパソコン等につなぐ必要がないものです。

スタンドアローンとは、独りで（alone アローン）成り立っている（stand スタンド）という英語からきています。

システムに必要なプログラムとデータは、インストール後にそのパソコンの中に入っています。

データ　＝　データベースの中身

システム　＝　プログラム　+　データベース　+　データ

WordやExcelなどのOfficeソフトは、スタンドアローンのシステムです。

そのパソコンに入っていて、そこでしか使えないシステムが、スタンドアローンシステムです。

クライアントサーバ

プログラムの機能が多くなってくると、プログラムのファイルのサイズが大きくなってきます。

また、システムを使い続けるとデータベースの中のデータがどんどん増えてきて、増えたデータの中身を表示したり検索したりする作業がだんだんしづらくなってきます。

パソコンが高性能ならいいのですが、一般のオフィスに導入される多くのパソコンを全部高性能のものにするとお金がかかって仕方がありません。そこで考えられたのが、クライアントサーバシステムです。

高性能のサーバコンピュータを、それほど高性能でないクライアントコンピュータが共同で利用する仕組みです。

このシステムでは、サーバコンピュータとクライアントコンピュータのそれぞれに、専用のソフトウェアをインストールします。

データベースは、サーバの中にあります。

データベースのデータを使った難しい集計などの処理は、サーバの中のプログラムが受け持ちます。

クライアントは、集計結果を請求する・結果をもらう、と言ったそう難しくない機能のプログラムを動かします。

ただ、使う人は自分の操作がサーバとクライアントのどちらのプログラムを動かしているかはあまり意識することはありません。

WEBシステム

最後に、WEBシステムについてご説明します。

WEBシステムでは、プログラムとデータベースをサーバコンピュータにだけインストールします。

サーバへのプログラムのインストールは、通常システムを提供する会社が行います。

クライアントコンピュータでは、すでに入っているブラウザソフト（インターネット・エクスプローラなど）を使うことになりますので、システムのための特別なソフトウェアをインストールする必要はありません。

システムを提供する会社が、サーバの準備ができたと連絡してきたら、お客様はシステムを利用開始します。

インターネットに繋がる環境ができていて、ブラウザソフトが入っているパソコンがあればOK！

WEBシステムが選ばれる時、その理由の１つに、クライアントコンピュータへのプログラム・インストール作業がないことが挙げられます。オフィスにシステムを導入する際に、すべてのパソコンにプログラムをインストールするのは、なかなか時間のかかる大変な作業なのです。

そして、一旦すべてのパソコンにインストールができたとしても、パソコンが壊れて入れ替えになったり、新人さんが入って新しいパソコンが導入される度に、インストール作業をまたやらなければなりません。

WEBシステムなら、インストールは不要ですから、パソコンが新しくなろうと、新人が何人入ってこようと、オフィスではそれに伴う作業をする必要がありません。

また、プログラムを変更したり修正したりしても、サーバのプログラムだけが新しいものに入れ替われば、クライアントのパソコンからはどれでもがその新しいプログラムを即座に利用できるようになります。

インターネットの利用が盛んになった今、多くのシステムがWEBシステムに移行してきています。そのことを「クラウド化」と表現したりします。

しかし、よいことばかりではありません。

WEBシステムはブラウザを通して利用するシステムなので、ブラウザによって制限を受けることがあるのです。もしブラウザに不具合があって、それによってシステムが上手く使えない事態が発生しても、システム開発会社はブラウザの開発や配布には関わっていないので、ブラウザの不具合をどうすることもできません。

また、インターネットを利用するシステムなので、ネットがつながらないとシステムが使えません。

WEBシステムは、インターネットという現代的なインフラに依存した、現代的なシステムなのです。

WEBシステム開発、当社の場合

有限会社奥進システムはWEBシステム開発と、ホームページ制作の両方をしています。

いろんな会社様の、様々なシステムを開発し、提供してきました。

また、ホームページについてのご相談もあり、ご予算に応じて制作させていただいています。

その中で、ドメイン管理やメールアドレスの管理などもさせていただいています。

お客様は、中小企業様が一番多くを占めています。

WEBに詳しいお客様は多くありません。ですので、できるかぎりわかりやすいようにご説明して、ご提案して、予算やスケジュールの調整もいたします。

これから初めてWEBシステムを作りたい。

ホームページも作ってみたい。

みんなのメールアドレスを作って、使いたい。

そんなご相談をまとめてお受けしています。

受発注管理、在庫管理、顧客管理、勤怠管理などのシステムをお考えの中小企業の経営者様

専門学校などの教育関連事業のシステムを検討されている法人のシステム担当者様

ネットショップの運営を改善したいとか、社内の連絡網の構築が悩ましいとか、従業員・パート・アルバイトのシフト管理を楽にしたいとか、そんなお悩みもぜひ一度当社にご相談ください。

ホームページついても、何かお困りであるとか改善したいとか、そんなご相談も受け付けています。

システム開発もホームページ制作も、当社ホームページに掲載しきれていない、たくさんの事例がございます。

WEBシステムでお仕事をよりよくしたい！というあなたのご相談、お待ちしております。

こんにちは！

2か月もご無沙汰してしまって、すみませんでした。
やはり、年度末の3月と年度始めの４月はバタバタですね…。

さて、久々のシステム開発あれこれブログですが、今回はなかなかハードなテーマでお送りいたします。

そのテーマとは『システム開発会社の選択基準』です。

皆さんは、システムを導入したいとき、システムを改善したいとき、どんなシステム会社をどのような基準で選びますか？

その為には、どのような情報をいかにして集めますか？

今回の記事はあくまで選ばれる立場から書くものですので、当てはまらないところや足りないところがあるかもですが、それについては後でこそっと担当者にお知らせいただければ幸いです。
（で、こそっと記事を直しておきますので）

さて、システム開発会社です。

どうやって選びましょうか。

ポイントになりそうな部分をいくつか挙げてみます。

1. 価格
2. 相場（感）
3. 納期
4. 会社情報
5. 今までの実績
6. 技術力
7. 提案力

それぞれについて、詳しく考えていきましょう。

価格

なんと言っても、これでしょう。

システム化に当たって、発注しようとする会社さんには、取れる予算というものがあります。

これこれ、このようなシステムを作りたいんだが、とシステム会社に見積もりを頼み、その金額が予算に合うかどうか考える訳ですね。

予算と見積もりを比べて、安過ぎると怪しいし、高過ぎれば支払えません。

個人事業主と法人を比べれば、一般に個人事業主の見積もりの方が安くなります。（一部のスーパー個人事業主を除きます）

それはなぜかと言えば、個人事業主は個人でやられてますので、その方がもし仕事の途中で倒れたらその開発案件はとん挫する可能性があったり、後々のフォローも他の案件で手がいっぱいならしてもらえるとは限らない、要は個人が責任を持てる範囲が法人に比べて小さいので、見積もりの金額もそれに合わせて小さめになるのです。

では、法人の場合はどうかと言いますと、規模の大小はありますが法人ですのでひとりでやってるのではないと言うことで、担当者が不在や多忙の場合でも他の担当者を立てて対応することができると言う建前があります。事務所を構えて法人格を維持しているということは、それなりの維持費人件費その他いろいろかけつつ開発環境を作って仕事に当たっていますので、仕事をする際にはそれなりの金額となる訳です。

どちらがいいとは一概に言えません。

安さを求めて個人の方を選ぶことも、信頼感を買う意味で法人を選ぶこともあります。

選択の基準は金額だけではありませんので、複数社からあまり違わない見積もりが出てきた場合には、金額以外の要素を検討していきます。

相場（感）

すでにシステム導入経験があったり、実はシステム会社にいたことがあったりする方がシステム導入の見積りを見た時、「この金額はありえない…」と思うことがあるかもしれません。

また、常々システム導入を考えて情報を集めていると、出てきた見積もり内容に不審を抱くことがあるかもしれません。

もし「あれ？」と思うことがあれば、その見積もりを出してきた会社や担当者に、その根拠や理由を尋ねてみてください。

お金を出す方がそれを訊くのは当然のことです。

ただ、そこで注意していただきたいのが、尋ねる方の経験や知識でその見積もりや根拠をどれくらい検証できるかということです。

IT関連業界は日進月歩です。

昔取った杵柄がいつまでも通用するとは限りません。

その経験やその知識が、今使えるものであればそれをもって見積もりの妥当性を量ることができます。しかし、そうでない場合は、提案してきたシステム会社といくら話をしても平行線になってしまうかもしれません。

納期

もし、決まった時期にシステムを導入しなくてはならない場合、その納期に間に合わせてくれるシステム開発会社にお願いしたいですよね。

実は二か月かかるシステム開発作業を一か月でやるとなると、人員を通常３人でやるところを６人にしてやるなどするわけですので、期間が半分になるからと言って費用が半分になるということはありません。

内容にもよりますが、段階的な導入で当座の〆切を凌いでいく方法なども可能かもしれませんし、慌ててシステムを作ると何かと不具合が起こりやすくはなってしまいますので、スケジュールについては充分考えていただきたいところです。

大体において、急ぐと価格は高くなります。特急料金になります。

システムのことに明るくなく、すぐできると思ってたけど違うのか、がっかり、というケースもままありますので、システム導入の相談の際には早め早めを心がけていただくと、システム開発会社は喜びます。

他の仕事との調整も発生しますので、事情は説明しつつ、お互いにできることを話し合い、建設的な雰囲気でいけることが理想です。

会社情報

今や小さな会社でもホームページを持っている時代になりました。

システム開発会社、特にIT系バリバリのシステム開発会社であれば、自社のホームページは持っていて公開していることでしょう。

システム開発を依頼できる会社かどうか、そのホームページを見て、「会社概要」などのタイトルのページをご確認ください。

従業員が何人くらいいる、どんな事業をやっているのか、得意な分野は何か、社長はどんな顔か…勿論場合によりますが、ホームページの会社情報は、お見積り以外のその会社を選ぶために使える情報です。

何かあった時にすぐに連絡できるのか、来てくれるのか、という点が心配なら所在地が近いところにある会社がよいでしょう。

しっかりした大きな会社に任せたいなら、創業年・資本金・従業員数などの数字をチェックするかもしれません。

ホームページを持っているのが普通の時代になっているからこそ、IT系の会社はそのホームページをきちんと整備しておいた方がいいと言う会社もあれば、そこにこだわらない会社もあります。

あなたはどこに着目されますか？

今までの実績

前項の会社情報に似て、よくホームページに掲載されている「今までの開発実績」「開発事例」などです。

会社のパンフレットにも掲載しますね。

そのどこを見て欲しいかと言いますと、

• 依頼したいシステムと似たシステムの開発実績があるかどうか

はもちろんですが、

• 取り引き先が自社と似ているかどうか

当社であれば、大企業というよりは中小企業向けのシステム開発実績が主になります。
もしくは、大企業グループの中の組合とかでしょうか。

大企業のシステム、特殊な業務のシステムは、開発する会社を選ぶと思いますので、その辺をチェックする、またはシステム開発会社の営業に尋ねてみてください。

技術力

システムの専門家でない発注側ではなかなか判断しづらいところではありますが、そのテの実績があるのかなどから推測することになるかと思います。

詳しい技術的なことは聞いてもわからないかもしれないのですが、その際にはシステム開発会社の営業さんがどんな説明の仕方をするのか観察してみてください。

もし発注すれば、しばらくかもしくは長期間つきあうことになる担当者です。

システム素人相手にどんな説明をしてくれるのか、こちらの不安や不満をわかってくれるのか、それもシステム開発会社としての技術力だと思います。

システムをきれいに仕上げる技術力は、あって当然です。

最初の説明から開発中のやり取り、納品時の対応など、すべてにおいてシステム開発会社の技術力が試されます。（少なくとも当社はそう思っています。）

また、当社は特定業種に特化したシステム会社ではないので、お仕事をいただく度にその会社の業務内容を聞き取って仕様に詰めていく技術力が必要です。

宣伝になりますが、当社がモックアップ（システム模型）を先に作って仕様を確認いただくという作り方をするのも、当社の技術力の一端であると思っています。
お客様と円滑に仕様を作り、ご確認いただき、開発していくために敢えて作った工程がそれなのです。

提案力

今までの話しに重複するところがあるかもしれませんが、システム開発にあたっては価格や納期など条件がいくつかあることが普通だと思いますので、それをクリアできるような提案力を持つ会社を選んでいただきたいと考えています。

予算に限りがあり、見積もり価格とかけ離れていたとすれば、それをどう近づけるか、またはお客様の事情を伺って予算の取り方や時期などをご提案するとか。

納期がどうしてもここでないと、という場合には、どのように進めていけばそれに間に合うか、間に合う体にできるのかとか。

不正なことはもってのほかですし、お客様のご都合を無視したことも開発現場を無視したこともダメです。

できないことも、できると言ってはダメです。

いろいろと考慮して、建設的で、お客様の満足度が高まるような提案をしてくれる、そんなシステム開発会社がいいと思うのです。

さてさて、自らの首を絞めているかもしれないようなことをつらつらと書いてしまいましたが、システム開発会社選びには、困っていらっしゃることが多いと思いますので、かなり私情が入っているかもしれませんがこのようなテーマを選んでみました。

ちなみに、有限会社奥進システムは中小企業向けのお仕事に関わるシステムを得意としています。
受発注管理システム、見積書作成などを行う営業支援システム、在庫管理システム、顧客管理システムなどです。
ショッピングサイト制作や、ホームページ制作もやってます。

弊社と話してみたい！　頼んでみたい！　ちょっと相談したい！　と思ったあなたはぜひ下記をクリックしてください。３営業日以内に担当者よりご連絡差し上げます。

長文におつきあいいただき、ありがとうございました！！

先日、ある団体の事務所を訪問する機会がありました。

その目的の訪問ではなかったのですが、現在お使いのシステムの話題になり、折角なのでどのようなものか見せていただくことになりました。

話しを伺ってみると、そろそろリニューアルを検討されている古いシステムということでした。

事務所の中に入らせていただき、まず目についたのはこれでした。

どーん。

ドットインパクトプリンタです。

専用帳票用紙を使って、このプリンタで伝票を出力されていました。

正直に告白しますと、懐かしさでテンションが上がりました。

で、お使いのシステムはどのようなものですかとお尋ねすると、Accessで構築しているものとのことでしたのでパソコンを見せていただきました。

OSが、Windows95でした。

そして更に、かなり懐かしいメディアを発見しました。

3.5インチのフロッピーディスクです。（更にテンションが上がりました。）

銀行の入金データを一旦このメディアに書き込んで、システムでそれを読み込んでいるそうです。

可能な範囲でシステムをお使いになっている状況など拝見したのですが、長年お使いになっているシステムでありがちなことで、レスポンスがとても悪く、重い状況が見てとれました。

会員管理をしているシステムで、各会員に会費の領収書を圧着はがきに印刷した形で郵送されているのですが、専用帳票とともに非常にコストがかかるとのお話でした。

ここまでをまとめて言いますが、これはまさに「昭和なシステム」です。

突っ込みどころはたくさんありますが、なるべく冷静になって改善点をあげてみようと思います。

１．帳票まわりの改善

プリンタの価格はたった数年で随分下がりました。

現在は業務でも安価なインクジェットプリンタ、きれいな印刷品質にこだわるならレーザープリンタをお勧めしますが、どちらも用紙はいわゆるコピー用紙（PPC用紙）でOKです。

こちらのドットインパクトプリンタで使われている専用帳票用紙は、現在1枚あたりのコストが25～30円ぐらいになります。ちなみに、PPC用紙の場合は、1枚あたり1円しません。

プリンタ自身も、もし故障しても修理する部品が手に入るかどうかわからない状況です。

一旦故障して印刷ができなくなると、途端に帳票出力がまったくできなくなるというリスクを負っている訳です。

また、領収書を圧着はがきに印刷して郵送するということをやっており、こちらのコストも大きいので、領収書はメール送付に切り替えたいとのお話でした。そうすると、用紙も郵送料もかかりませんね。

２．利用メディアの改善

フロッピーディスクの利用はやめた方がよいと思われます。

すでに、普通には購入できないくらい今では珍しいレガシーなメディアですし、そのためのドライブも壊れたら替えの入手が困難です。

更に、新しいパソコンがそのデバイスに対応しているのか怪しいので、こちらについても使い続けるにはリスクが伴います。

現在では容量の大きなハードディスクが安価になっていますし、ファイルを交換するのにメディアに書き込むことも必ずしも必要ではありません。メディアのコストも削減の余地があります。

３．システムの改善

話題の本丸です。

実はこのパソコン、ネットに繋がっています。そしてセキュリティソフトも導入されています。

しかし、古いOSにはセキュリティホールがあったりしますので、常に最新（に近いもの）に更新しておくことをお勧めします。（ウェブ利用の場合は、ブラウザも最新バージョンにしておくことをお勧めします。）

（※ただし、デバイスドライバなどの関係で最新OSにできない場合は除きます。）

それから、Accessで構築しているシステムですが、

外部からタブレット端末などでシステムの情報にアクセスしたい場合は、ウェブシステムへのリニューアルがお勧めです。

勿論、その場合はセキュリティに配慮した設計が必須です。

システム改善にあたって特に注意するところ

このように、機器構成もシステムの中身も昭和感がいっぱいのレガシーシステムは早急に改善していただきたいのですが、現実的なところで改善の際に注意していただきたいポイントをお伝えしますのでぜひご一読ください。

• 必要な機能がどれかを確認する
• 必要な予算を確認する
• 現場に導入できる方法を確認する

それぞれの詳細をご説明します。

必要な機能がどれかを確認する

今まで使っていたシステムの中で、実は使っていない機能やメニューはありませんか？

取引先などの変更、仕事の中身の変化で、使わなくなったり使えなくなった項目などはありませんか？

システムを改善する際には、その辺りの棚卸もしてしまいましょう。

必要な予算を確認する

必要な機能を実装するためには、一体どれくらいの予算が必要になるのか？

あるいは、どれくらいまでを予算にできるのか？

新システムの導入は、設備投資です。どれくらいを、どのようなスケジュールで投資するのかをしっかりと考え、現実的で無理のないスケジュールを検討しましょう。

また、場合によっては同じ機能でもいくつかのやり方があり、それぞれにかかるコストが変わってくることがありますので、率直に相談と検討を行うことをお勧めします。

現場に導入できる方法を確認する

現場で実際にシステムを操作・運用する担当者のITスキルはどうですか？

それによって、画面や操作性を調整していく必要があります。

若くてパソコンに慣れているのか、若いけれど普段はスマホを使っていてパソコンは持っていないとか、年齢が高くて画面の小さい字は見えにくいとか、現場の利用状況を確認し、見た目の調整だけでなく研修を実施した方がいいこともあります。

導入を段階的に行うか一括で行うかということもあります。

いろいろと面倒だな…と思われましたか？

でも、大丈夫。

奥進システムのように、企業の業務管理システムをずっと開発してきた開発会社なら、お客様の要望や困ったことを聞き取り、ポイントを押さえた提案をいたします。

中小企業様のシステムの困りごとの相談は、いつでも受け付けております。

まずはお問い合わせください。お待ちしております。

システムとは

システムというのは、たくさんのデータを効率よく、間違いなく、扱う仕組みです。

システムは、どんな形式（かたち）でデータを持っているかご存知ですか？

データの持ち方によって、メリット・デメリットがあり、扱いの違いがあり、システムの値段にも関わってきます。

データベース

データをデータベースというシステムに入れて管理する方法があります。

データベースにはいろんな種類がありますので、また詳しくは別の独立した記事にしたいと思いますが、ここではざっくりとして説明をしておきます。（WEBアプリケーションでのデータベースについて限定のお話しです）

• メリット
  ちゃんとしたデータが、ちゃんと蓄積される。
  データを探したり、追加・削除するのが楽ちん。
• デメリット
  扱いが面倒。
  利用する環境を選ぶ。

データを扱うなら、データベースを使うのが安心です。

データの整合性をとってくれたり、データ同士のつながりを保持してくれたりしますし、しっかり管理してくれているので沢山のデータがあっても目的のものを素早く取り出すことができます。

しかし一方では、データベースを操作するためにプログラム言語とは別の言語（SQL）の知識が必要だし、ちゃんと設計しないといけません。（今主流のリレーショナル・データベースの場合）

また、使うためにはサーバにインストールしておかなくてはならず、インストールできない環境では使えません。

デキるやつではありますが、それなりに扱いに注意と技術が必要です。

ファイル

ファイルといってもいろいろあります。

テキストファイル、PDFファイル、画像のJPEGファイルやGIFファイルなど、その種類はとてもたくさんあります。

データをファイルで持つメリットとデメリットを考えてみましょう。

• メリット
  扱いが楽ちん。
  データベースほど扱う環境を選ばない。
• デメリット
  おかしなデータが混じる可能性が高い。
  データを探したり、追加・編集・削除はやりにくい。

それぞれの特徴

その中で、システムでデータとして扱う代表的なファイルはと言えば、Excelファイル、CSVファイル、PDFファイルの３種類です。

• Excelファイル
  OfficeソフトのExcelで開いて編集できるファイル形式です。
  決まった書式にデータを当てはめて出力したい場合や、Excelの機能を使って集計したい場合に使います。
• CSVファイル
  Excelで開いて編集できる形式ですが、書式情報は含まれません。
  Excelがなくても開いて編集することができます。とてもシンプルな形式です。
  他のシステムとやりとりする場合には、シンプルなこの形式を選ぶことがよくあります。
• PDFファイル
  Adobe社の無料閲覧ソフトで開くファイルです。編集するためには、また別のソフトウェアが必要になります。
  決まった書式にデータを当てはめて出力したい場合に選ばれることが多く、Excelファイルとの違いは、編集しないことが前提になっているところです。

システムでデータファイルを扱う時、手間がかかるのはこの順番です。

PDFファイル　＞　Excelファイル　＞　CSVファイル

つまりは、手間がかかるファイル形式の方が、作る時の値段も高くなります。

実のところ

システムを作る時にはデータベースやファイルを組み合わせることが多く、どれかひとつを選ぶことはほぼありません。

選ぶとすれば、ためたデータを取り出す場合です。

売上データや商品一覧、社員名簿などのデータを取り出して見たい時、

• どんな形式が適しているのか？
• どんな形式がより安いのか？

取り出すことが多い場合は、どの形式を選ぶかによってシステム全体の開発費用が大きく変わります。

費用は、PDFファイルが一番高いのは、先にお伝えした通りです。

PDFファイル　＞　Excelファイル　＞　CSVファイル

システムのご相談をいただく場合、帳票としてデータを取り出したい、分析をしたいなど、いろんな要望がおありだと思います。

その時は、そのためにどんなファイルの形式がいいのか？を考えていただきたいのです。

また、ご相談いただきたいのです。

ご相談の内容によっては、データを出力しないで、画面で見るだけでも済んでしまうことがあるかもしれません。

その分の費用は、軽くなるかも。

有限会社奥進システムにご相談いただければ、ご要望やご予算に合わせて、そんなご提案もさせていただきます。

なんでもかんでもPDF、どれでもこれでもExcel、そんな安易な決め方ではなくて、取り出すデータの内容や取り出した後の使い方にこだわって、ファイル形式を選びましょう。

小さなシステムから大きめのシステムまで、
ちょこっとしたデータからそこそこでっかいデータベースのデータまで、
いろんなシステムとデータに詳しいのは有限会社奥進システムです！

システムとデータのことについてのご相談は、いつでも受け付けております。

どうぞお気軽に。