ウェブ解析レポート作成についての一考察

2015年6月の上級ウェブ解析士の資格を取り、早や1年と半年が過ぎました。
資格取得の際には、Googleアナリティクスの数値の扱いに苦労し、課題のやり直しを課されたりして大変でした。
しかし、資格が取れたからもうその辺はばっちりかと言うとそうでもなく、一人前のウェブ解析士となるための模索がそこからスタートしたというのが本当のところです。

2016年は、自社の新サービスとしてアクセス解析レポート作成や、それを使ったコンサルティングを企画し、試験的に既存顧客に提案をさせていただいたり、社内でそれを実施できる体制づくりを行っていました。

その際に、すでにレポート作成のサービスを提供している他社を参考にし、内容や価格についてリサーチしました。
自社でまとめる内容を決め、まずは自社サイトのレポート作成をしばらくやってみようということになりました。その時、すでに今年の夏の終わりになっていた訳ですが、時間がかかったのは担当者である私が他の業務を抱えてやっていたせいです。

会社代表に作成した自社サイトのレポートをもって報告をしましたが、その際に代表からいくつかの宿題をもらいました。
それは以下のようなことです。

  1. レポート作成のアウトソースの検討
  2. 報告内容の見直し

レポート作成のアウトソース?

なぜこの話が出たかというと、レポート作成作業で私の時間を使うことをなるべく抑えたいとの考えがあったためです。

当社は小さな会社なので、社員が少ない。
私はひとりで営業、広報、その他雑用お手伝いをしています。
そこにアクセス解析とレポート作成を突っ込むと、それ以外の時間を圧縮せざるをえなくなり、それが当社として正しい方向か?との投げかけでした。

私でなく社内の他の社員を担当に入れる、またはすでにレポート作成をしている会社のサービスを利用することを検討することになりました。

報告内容の見直し

他社を参考にし、また自分で考えた結果決めたレポートの内容でしたが、実は代表が欲しい情報がそこになかったのです。

代表が気にしている、見たいデータは、かなり限られたものでした。
考えてみると、忙しい経営者はゆっくりとページ数の多いレポートを読む時間がないのです。
ピンポイントで、「これとこれ!」と明示していただけたので、なんだか目からウロコでした。

以上の2点に対応すべく再検討しているうちに、なんだか根本的なところで修正をかけていく必要があるのではないかとの思いが生まれてきたのでした。

改めて顧客像をイメージする

当社のお客様は、中小企業の経営者やシステム・ウェブの担当者です。

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自分のお仕事のことには詳しくて、目指すは売上アップとかそれにつながる業務改善で、そんな人がウェブのアクセス解析レポートをどのように見て、どんなことを感じたり考えたりするのでしょうか。

想像力が多少不足していたとしても、自社の代表のことを思い浮かべれば当たらずしも遠からずというところではないかな。
そんな風に思いました。

忙しい。要点を手短に聞きたい。
新たに詳しいウェブ解析の知識を身につけることはしない。業務に直接役立つことに集中したい。
そんな人に役立つアクセス解析ってどんなものだろうか。

その視点で他社のレポート作成サービスをもう一度見てみたり、セミナーに参加してウェブの改善で業務改善に成功したり失敗した事例を見聞きしたりすると、ページ数が多い立派なレポートはいらないんじゃないかという考えにたどり着きました。

それが、ウェブ解析士のあるべき姿なのかどうか、定かではありません。

しかし、ウェブ解析士は顧客の業務全体の改善を考えるべきではなかったか?

どんな内容のレポート作成も完璧にこなす職人ではなかったのではないか?

そして、

結局のところ顧客が決定し、その求めるところを正確に把握しなければ、役に立つレポートを作ることなどできないのではないか?

長々と書いてきましたが、まとめるとページ数の多い立派なレポート作成はしないことにしました!

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当社の商品として、積極的に営業することも当分控えます。
(求めがあれば、もちろんやります。)

究極には、当社が顧客のためと思い、当社ができることをやるに尽きるのです。

その中で、WEBシステムの開発をお勧めするのか、ホームページ制作を提案するのか、ホームページのアクセス解析をするのか、ウェブ関連で当社ができることならそれをやればいいかと思いました。

まずはお客様が求めるところを正確に掴み、それを実現する適切な方法を採ることです。

そんなこんなで、一度作った当社のアクセス解析レポートは、その内容を絶賛見直し中です。

ウェブ解析士としての知識・技術・経験はどれも足りてないことばっかりなので、資格維持と業務をどう両立していくのかという課題はまだまだ続きますが、引き続き来年も考え試行錯誤しながらがんばってまいりたい所存です。

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幹事をお助け!- 同窓会管理システム

同窓会って、好きですか?

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懐かしい顔を見て、あの頃のことを思い出して、あの頃は飲めなかったお酒なんか飲んで…いい時間ですよね。

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しかし。

同窓会の幹事さんは、結構大変です。

何が大変って、名簿の管理です。

幹事のお仕事って?

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同窓会の会員さんは、名前が変わったり住所が変わったりするので、それをちゃんと追っかけて名簿を更新しておかないと、次の同窓会のお知らせを送ることができなくなってしまいます。

みんなの笑顔に出会うために、幹事さんは今日もがんばっているのです。

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具体的に何をがんばっているのかといいますと・・・

  • 会員管理(名前、住所、勤務先など)
  • 会報、お知らせなどの発行物の発送管理
  • 会費の入金管理

などです。

同窓会によっては、もっといろいろなことを管理されている場合もあるかと思いますが、今回の事例ではそれほど予算をかけずに管理業務を効率化するというのが命題でした。

それまでExcelの表で管理していたデータをシステムで入出力し、手作業を減らすことをメインに考えました。

同窓会幹事のためのシステム、作ってみました

卒業時期が来て、新規の会員さんを一度に大勢登録する際には、CSV形式のデータファイルを読み込んで一気に処理できるようにしました。楽ちん!

会報の発送の際には、登録されている会員データから住所一覧データを生成し、フリーのラベル印刷ソフトに渡すようにすると必要な宛名シールが短時間で作成できます。

 フリーのラベル印刷ソフト エーワンのラベル屋さんなどが有名どころですが、探すといろいろあります。

発送する、しないはシステムであらかじめ選択できるようにしておけば、無駄がありません。イイネ!

会費の入金管理ですが、決済や銀行データとのやり取り部分は作り込むと結構コストがかかるので、銀行の入金状況を通帳などで確認の上、システムで会員ごとに入金したという登録をしていただくことにしました。
そうすることで未入金一覧データをボタン一発で生成することができるので、いちいちExcel表を起こすより断然早いです。ステキ!

同窓会は、会と言っても会員さんからそれほど多くの会費を取る訳ではないので、大きなシステムを作る予算はありません。

しかし、仕事にあまり多くの手間と時間がかかるのも困りもの。だって、幹事さんはその仕事でお給料をいただいてる訳ではなく、ほぼボランティアに近い状態だったのです。

システム開発に先立って、会報でシステムを導入することについては会員の理解を求め、プールしている会費の中から可能な額をかけて導入を実現しました。

機能は少なく、操作性もシンプルさを大事に。

小じんまりしたシステムではありますが、幹事さんのお仕事をとっても助けるシステムが出来上がりました。

事務の人の喜びの声

使えなきゃ意味がない

有限会社奥進システムは、「使えるシステム作り」をいたします。

カッコいいとか、豪華とか、流行りとかよりも、お客様となる方の困りごとを解決することがちゃんとできるシステムを開発し、提供していきたいといつも考えています。

小さくてもいい。

役に立つシステムに育って欲しい。

毎日のお仕事で困っている、手間がかかり過ぎている、そんなことはございませんか?

ご予算、実現したいこと、まずはご相談ください。

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「こんなことがしたいけど、どれくらいかかるの?」とお聞きになるお客様がちょくちょくおられますが、そうするとこちらから「いくらぐらい出せるとお考えでしょうか?」と質問がえしをしてしまうことがよくあります。
すみません。

なんでそんなことになるかと言いますと、できるだけお客様のご予算内でできるご提案をしたいと思うからです。

ですので、もうばーんと「予算はこれぐらい!で、こんなことしたいんだけど!」って言ってもらうと嬉しいです。話しやすいです。
(こちらの都合ですみません)

お客様が困っていることを解決したり、お客様が夢見ていることを実現したり、そんなシステム作りを、私(有限会社奥進システム)はやりたい。

今年も早や師走、押し迫ってまいりましたが、いつでもお問い合わせは絶賛受付中です。

お気軽に、どうぞ。

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回覧、一発!- 申し送りシステム

シフト制で何人もの人が働く職場では、常に同じ人がいる訳ではないので、コミュニケーションの取り方に工夫をしているところがたくさんあります。

何か伝達事項があったとき、もし全社員がそろって朝礼に参加しているなら、その場で一度に全員に伝えることができます。

しかし、朝番と夜番があって、社員によって出社する時間がずれていると、全社員に伝えたいことをどう伝えればいいと思いますか?

  1. 人に伝達を依頼
  2. 社内掲示板
  3. 社内観覧板
  4. 一斉メール送信

思いつくのは、これくらいでしょうか。

1から3までは、アナログな方法ですね。人数が少ない職場なら問題ないことが多いのかなと思います。

4でやっとICT技術が登場です。ただこれは、全社員が、仕事で使えるメールアドレスを持っていることが前提になります。(個人メールを仕事に使うことは、職場によってはOKですが、厳密に言うと区別することが望ましいです)

しかし、すべての方法に共通する問題があります。

伝えたい相手にちゃんと伝わって、読んだかどうかの確認を確実に行うことが難しいということです。

そこで、このようなお悩みをシステムで解決した事例ですが、今回は福祉事業所の申し送りシステムをご紹介します。

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その事業所は30人前後の利用者さんがおられる支援施設で、きめ細かなサービスを提供するために職員同士で各利用者さんの情報を伝えあって共有を図っていました。

具体的にどのような方法を使っていたかといいますと・・・

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ノートの回覧でした。

誰かが他の職員に伝えたいことを連絡用のノートに書き、所定の場所に置いておきます。

すると、他の職員はそのノートを時間がある時に読んで、既読がわかるように文末にサインをするかハンコを押しておくという流れです。

さっきの話しでいうと、2+3+αって感じでしょうか。

ちなみに、この職場では、ノートに書いてみんなに伝えることを「申し送り」と言います。

 

この方法を何年も続けていたこの施設さんは、このことについて改善したいと思うことがありました。

それは下記の3つの点です。

  • 全員に伝えたいことが、全員に伝わらないことがある
  • 誰に伝わっていないのか判断しづらい
  • 過去の履歴を参照できない

やはり、確実に全員に伝えたい!伝わっているかを確認したい!という強い要望がおありでした。

また、内容によっては、過去に同じような内容の申し送りがあったか調べることで、経験を共有したり過去の事例を参考にするということができれば、業務改善につながるのではないかと考えていました。

 

 

施設長:なぁなぁ、こんな感じのシステムって作れる?

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奥進システム:作れますよー。作りましょうかー?

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っと、こんな感じでご相談があったので、作りました。

申し送りシステム

システムの機能:

  • 職員マスタ(全職員を登録)
  • 申し送り送信(送信先選択、送信済データの開封確認機能つき)
  • 申し送り受信
  • 申し送り一覧表示
  • 申し送り内容検索(複数キーワード、あいまい検索に対応)

システムの機能としては、かなりシンプルです。

このシステム、実は職員の日報システムに組み込まれていまして、毎日最低一回はすべての職員(お休みの人を除く)が使うシステムなので、自分が目を通すべき申し送りが来ていたらすぐにわかる環境がありました。

また、職員のみなさんは普段からシステムに慣れてよく使っておられたので、この申し送りシステムもすぐに慣れてよく使っていただくことができました。

それから、システムはインターネットを使ったウェブ・システムだったので、実はネットにつながる環境であれば施設の外にいてもシステムに入って利用することができる(利用するためのIDとパスワードは厳密に管理されています)ので、非番や出張の際にも申し送りを確認することができるようになりました。

 

申し送りのシステム化。

シンプルな機能ですが、働く現場にとっては大きな業務改善となりました。

情報共有の大切さ、ありがたさが実感できる事例となりました。

 

在庫管理とか、顧客管理とか、そんな情報管理システムももちろん大切ですが、普段の職場でのやりとりやノウハウなども、実は管理して利用していくべき大事な情報資産です。

ぜひぜひ、そのあたりのシステム化をご検討ください。

有限会社奥進システムでは、いつでもご相談承ります!

お待ちしておりまーす!

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ウェブ解析士協会の活動協力について(2016年9月)

前回記事でご紹介した通り、一般社団法人ウェブ解析士協会が認定した資格は、更新要件を満たさないで期限を迎えると認められなくなってしまいます。

更新要件の中で一番ハードルが高いのが、アウトプットに関わる部分です。

充分なアウトプットと認められるようなブログ記事等の執筆、勉強会等での発表、または業務で作成したレポートで認められることもあるそうですが、さて私はどのようにこの要件を満たせばいいもんかと悩んでおりました。

こんな軽いブログ記事では論外。

勉強会での発表 してない。

業務でレポート作成 まだちゃんとできてないので実績としてはダメ。

同じように更新要件がなかなか満たせない人が結構多いらしく、救済措置として協会活動の協力要請がやってきました。

いわゆるテキストの執筆のお手伝いです。

今回は用語集作成のお手伝いで、ひとりにつき指定の個数の用語の定義を書きます。どの用語を担当するかは、ある程度自分で選べます。

もちろん、どこかから取ってきたのが丸わかりという内容では認められないとのことでした。(どうやって検証するんだろう・・・?)

そして、私は飛びつくように協力を決意しました。

現在、鋭意作業中です。(あと1個)

 

これとは別に、ボランティアでテキストの内容の校正についての協力要請がありましたので、そちらについてもお受けしました。

こちらは、以前に協会のアンケート協力の際に参加の意思表明をしていたので連絡が来たものです。

時間的に難しいかと思っていたのですが、ちょっと覗くとつい真剣になってしまい、結局しっかりがんばってお手伝いをすることに。

本文を執筆される方々ほどの知識もパワーもないのでどこまできちんとした校正ができているのか若干怪しくはありますが、少しでもお役に立っていればいいなぁと思っております。

こちらについては、用語集の作業よりも〆切が早かったので、焦ってやって、すでに作業は終了しております。

次回配布されるテキストの巻末に名前が掲載されますよ。

 

ほんの一部に過ぎませんが、校正のお手伝いをするために新しく作成中のテキストを拝見しました。本当に読み応えがある内容で、理解するのに普段使ってない脳みそが動くような気がしました。

これを書くのは大変なお仕事だと思います。

それを読んで理解して試験に臨むのもやはり大変なことだろうなと感じています。

ウェブ解析士を目指す皆さん、早め早めの受検を心がけてください。時間がたつほどにテキストは分厚く難しくなりますよ!

知識をアップデートするために、テキストの読み直しはした方がいいよな・・・と思う今日この頃です。

ということで、最後は単なるぼやきになってますが、資格更新のめどがついたかなーというご報告でした。

 

ホームページのウェブ解析に興味がある方はお問い合わせください!

ウェブ解析ってなに?

どんなことができるの?

そんな疑問にお答えします。

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見通しが大事 – イベント告知システムの改善

奥進システムは名前の通りシステム会社なので、ホームページ制作をさせていただく際にも、ちょこっと便利なシステムを提案させていただくことが多いです。新規のシステム提案だけでなく、既存のシステム改善提案もいたします。

今回取り上げる事例もホームページ制作のお客様ですが、そのホームページには以下のシステムが組み込まれていました。

  • お問い合わせ(よくあるお問い合わせフォーム)
  • イベントカレンダー(研修や講座の告知と、参加申し込みフォーム)
  • 新着情報管理システム(ニュースとか新着情報をかんたん管理するシステム)

年間を通してたくさんの研修会や講座を開催されるお客様で、ホームページを見に来られる方も半分以上がその方面の情報を得るためにサイトに訪問します。

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このホームページに設置しているイベントカレンダーは、毎月のイベント情報を、一か月単位で確認できる機能があります。

前の月や翌月をさっと見ることもできるので便利ではありますが、お客様と訪問者が「不足している」と感じるものがありました。

もやもやとしたものを抱えたお客様先の担当者さんとお会いして、そのもやもや・・・もとい「不足している」ものは何かを話し合いました。

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担当者:なんか足りないんです。もやもやするんです。

(奥進)営業:何が足りないんでしょうか・・・? 詳しくお聞かせください。

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担当者:シリーズの講座があって、年に6回開催されます。1回目、2回目が終わっても、3回目以降でスケジュールが合えば参加できるんですが、3回目以降が何月かとか、わからないから調べにくいんですよね。うーん、この調べにくさをなんとかしたい!

(奥進)営業:なるほど・・・承知しました。イベントカレンダーシステムを改善しましょう!

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一か月ごとのイベントカレンダーではちょっと不便ちょっとモヤモヤする・・・。

じゃあ、年間の予定を通しで見ることができる、

年間カレンダー

を作成しましょう!

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どのような年間カレンダーにするか? ということで、2つの提案をしました。

  1. 登録されているイベントのデータを、自動で1年分並べて表示する
  2. 自由なフォーマットで年間カレンダーデータを別個で作成してもらって、そのデータを表示する

今回のケースでは、2番目を選択されました。

 

ということで、月のカレンダー(デフォルトでは当月)の表示場所のすぐ下に、年間カレンダーへのリンクを追加して、リンクをクリックされたら年間カレンダーページを表示するようにしました。

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お客様は、研修や講座の種類ごとに年間予定表を複数用意して、その全部を年間カレンダーページにいっぺんに表示できるようにしました。

このカレンダーシステムの改善は、参加希望者から「わかりやすくなった」「行事予定の見通しがついて、申込予定が立てやすくなった」と評判をいただきました。

それほど大きなシステムの修正(機能追加)ではなかったので、改善の効果に比べてかかった費用は少なく、コストパフォーマンスがいい事例となりました。

今お使いのシステムに不満があるとき、システムを全面的に見直すことが常に最善とは限りません。

まずはご相談ください。

困りごとの内容、かけられるコスト、使える方法など、あらゆる方面から考え、提案をさせていただきます!

システムに困っている会社様、システムの困りごとを募集しています!

今のシステムの使えるところ、よいところは活かしつつ、業務を改善していく方法を考え、模索していくお手伝いをさせてください。

有限会社奥進システムは、そんな会社です。お問い合わせください!

ホームページの制作事例はこちらです。

システムの開発事例はこちらです。

 

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ウェブ解析士ネタを振り返る(2015年6月~2016年8月)

昨年3月に初級ウェブ解析士の資格を取り、6月に上級ウェブ解析士になることができました。
それから1年と少しの間、ウェブ解析士としてどんなことをしてきたのかを、ほぼ自分のための振り返りとして書いてみます。

ウェブ関連のセミナーを受講したのは7回で、そのうちの3回が資格の更新要件になるアップデートにみなされるものでした。

協会活動への協力として、初級ウェブ解析士のテキストの校正と試験問題作成のお手伝いをしました。

また、協会のアンケートに答えて、Amazonギフト券をゲットしました!

資格を取得した時点では、協会の無料会員ですが、昨年12月に今年の会費を納めたので正会員になっています。

で、実際にウェブ解析士としてどんなお仕事をしてました?という点が重要かと思いますが、正直に言うとそんなにばりばり解析してたということはないのでした・・・。

Googleアナリティクスを使ってアクセス解析レポートを作るというのは、提案はしましたがまだ受注していません。社内向けに自社サイトのレポートを定期的に出そうと、その雛形をやっと作ったところです。

顧客向けには何度か提案のために小さめのサンプルレポートを作りました。

どのような内容のレポートにするのか、価格設定をどうするのか、いろいろ悩むことが多くて、他社さんの情報を調べて参考にさせてもらっています。また、セミナーではばりばり活躍している講師の方に出会えるので、そこで得た情報もとても参考にさせていただいています。

ホームページ制作や運用の仕事は常時やっていて、資格取得後は明らかにサイトを見る目が変わりました。それは、ウェブ解析士になる前に学んだ知識や技術も併せてのことですが、サイトの目的や使い方を意識して考えたり提案したりするようになりました。

ただ、いかんせん数字に弱い・・・。
試験でも計算問題が本当に不得意な上に、Googleアナリティクスの使い方もまだまだなので、セミナーを受講したり書籍やウェブの情報を参考にしてずーっと勉強しています。

どれもまだまだではありますが、資格取得前と比べたら、かなりの変化というか進歩はしていると思います。

最近の自分のトレンドは、数字にとらわれない、お客様に有益なウェブの提案をいかにするか?を考えることです。

自社と顧客を見回しても、数字にシビアなネットショップなどは現状なく、ほぼBtoBのサイトです。
コンバージョンは問い合わせ数ぐらいしか思いつかないのです。

しかし、例えば製造業なら商品ページを見てもらいたいのでは?と考えて、人気ページの中の商品説明ページに注目したり、実績を見てもらいたいなら、どのような経路で実績を見て去っていくのかを確認したり。

中小企業のホームページなので派手な内容も数字もありませんが、サイトを無駄にせず、目的を見失わず、育てる運用、提案ってどんなだろうと考えます。

そこには、シビアな計算よりも必要な要素が結構あるような気がしている今日この頃です。

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ちなみに、上級以上の解析士は、2年の間に資格更新の要件を満たさないといけないことになっています。

資格更新のために自分に足りないのは、アウトプットの活動なんですよね。

それ以外の要件は大体OKなので、今年の後半は足りてないアウトプットをどうやるかをテーマにして行動していこうと思っています。
何が出てくるか、乞うご期待。

今回の記事を書くために、合格から今までの活動を調べたので、覚書として詳細を下に書いておきます。それから、更新要件が協会のサイト内でなかなか見つからなかったので、また確認したくなるであろう自分のために、協会のサイトから写しておきます。

ウェブ解析士としての自分、伸びしろがありまくりです!

これからもがんばりまーす。

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上級ウェブ解析士合格から今までのあゆみ(~2016年8月)

2015年6月19日 上級ウェブ解析士に合格

2015年6月27日 『実践型Webマーケティング(基礎編)』セミナー 受講

2015年9月   初級ウェブ解析士認定試験公式テキスト第7版(2016年度版)第2章の校正に協力

2015年9月19日 『担当者と決裁権者の心をつかむ企画書や提案書作成講座 』 受講(資格アップデート講座)

2015年10月9日 「美しいウェブサイトの作り方」出版記念セミナー 受講

2015年10月20日 ブログ・FBの活用セミナー 受講

2015年10月   初級ウェブ解析士試験 問題作成に協力

2015年11月13日 第15回「自社サイトをコストで終わらせないために」セミナー 受講(資格アップデート講座)

2015年12月   2016年のウェブ解析士協会の会費納入

2016年5月21日 第17回「自社サイトをコストで終わらせないために」セミナー 受講(資格アップデート講座)

2016年8月23日 Googleアナリティクス実践講座 受講

 

 

資格更新の要件

▼上級ウェブ解析士以上の方の資格維持条件
・以下の条件をすべて満たすことが資格維持条件となっております。
※上級講座2日目の最後に「資格維持」として講師よりご説明をしております。
※ウェブ解析士マスターは上級の上位資格に位置づけられるため、上級ウェブ解析士資格維持条件を満たしていただく必要がございます。

1)二年に一度の「勉強会等での発表」(アウトプット活動)
※セミナー講演や記事執筆等含む。
※勉強会等に含まれるものは以下の「勉強会での発表の定義」をご確認ください。

<「勉強会等での発表」の定義>
・ウェブ解析士認定講座、協会認定オープンセミナーでの講師
・ウェブ解析・ウェブマーケティング関連勉強会での講師
・同関連セミナーでの講師(主催問わず)
・同関連記事・コラム執筆(WEB・紙メディア問わず)
・同関連書籍・研究レポート執筆
・初級・上級ウェブ解析士公式テキスト執筆
・協会募集の資格維持対象となる活動報告
・クライアントへのウェブ解析及びマーケティングコンサルティング活動

<補足>
・自主主催(※)及び協会主催の講師等どちらでも構いません。
※自主主催は、社内勉強会等のクローズドなものでも構いません。
※クライアント様へのウェブ解析コンサルティング業務に関しましては、内容により勉強会等での発表とみなすことが可能です。
詳しくは申請フォームより業務概要をお知らせください。

2)二年に一度のアップデートへの参加(インプット活動)
※対象のアップデートセミナーについては下記ページをご参照ください。
http://www.web-mining.jp/rest/update/update-past.html
※参加ができない方々のために、正会員向け動画配信もご提供しています。
※正会員の方は、提供されるセミナー動画の視聴をもってアップデート参加をしたと見なします。

3)ウェブ解析士協会会員であること(2012年9月より新たに追加)
※会員には、無料会員と正会員(年会費6,480円(税込・2014年4月1日より)の二種があります。
いずれの会員も対象となります。

4)協会公認上級ウェブ解析士の義務と会員規約を守ること

上記資格維持条件の「1)勉強会等での発表」及び「2)アップデートへの参加」の皆さまの活動状況について、協会へのご報告(活動報告)をお願いいたします。
▼資格維持条件を満たしていない場合
・上級ウェブ解析士・ウェブ解析士マスターとしての「資格が失効(無効)」となります。

<失効に伴うデメリット>
・上級ウェブ解析士、ウェブ解析士マスターとして名乗ることができなくなります。
※協会としての第三者認定証明ができなくなり、WEB上の認定者一覧にも掲載ができなくなります。

 

 

 

言いましたよね? – 相談管理システム

ここは、とある生活相談センターです。

生活していて不安なことや心配なことについての相談を受け付けています。

今日も不安げな顔つきの相談者がやってきました。

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受付:どうなさいましたか? まずはお名前を教えてください。

相談者:だざいです。

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受付:ありがとうございます。では、少し掛けてお待ちくださいね。

受付から相談担当者に来訪者の名前が告げられました。

初めてではないらしいので、前に来られた時の履歴を調べます。

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履歴はExcelファイルで保存されています。

相談担当:えーと、前に来られたのがいつか聞いてもらえる?(年月日をファイル名につけているので、時期がわかれば早く見つかる)

問題その1 すぐに目的のデータが見つからない。

 

相談担当:あー、ありがとう。見つかった、見つかった。これだ。お待たせしましたー。

dazai_osamu

相談者:あの…。

相談担当:はい。今日はどうなさいましたか?

相談者:人生がうまくいかないようで・・・。

相談担当:前回の面談からその後どんな感じでしたか?

今回も履歴で残さないといけないお話しがたくさんありそうでした。

 

また別の日には・・・

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受付:こんにちは。お名前をお願いいたします。

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相談者:毎回言わないといけないのね?

受付:はい、お願いしまーす。

相談者:安田まりーです。

ところが、今度は前の履歴がなかなか見つかりません。

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やっと見つかって、相談開始です。

相談担当:えーと、前回は家計簿をつけることを提案させてもらいましたね。

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相談者:あら、それはこの前に言ったはずです。私には無理なんです。

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相談担当:あ、あれ、そうでしたか。すみません。じゃあ、別の方法を・・・。

(前回は別の担当者が応対したのか、その履歴を見落としていたよ)

似たような相談が他にもあれば、もしかしたら別の人の履歴によい解決方法があるかもしれません。

しかししかし、たくさんあるExcelファイルの中身を、相談者を前にしていちいち開いて確認していては時間がかかり過ぎます。

問題その2 データを活用しきれない

 

そうこうする傍らで、実は電話での相談も入ってきます。

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大変です。

 

相談受付業務自体も大変なんですが、それに付随する仕事が結構あります。

  • それぞれの相談内容を決められた書式で書き、Excelファイルにして残します。
  • 必要な時にその書いた紙かExcelファイルを取り出します。
  • 更に、一か月ごと半年ごとと決まった期間で受け付けた相談内容を集計します。

これらの仕事が円滑にいかないと、相談業務が滞ってくるのです。

 

 

とまあ、相談の履歴データを管理するだけでも、いろいろと考えないといけないことがご理解いただけますでしょうか?

 

現在、何かのデータをExcelやWordのファイルで蓄積し、管理しているという会社や事業所はたくさんあると思います。

手書きよりはいい状態です。書いてあることが読めないということはありませんし、何度でもきれいに印刷することができます。

しかし、内容を検索する、素早く取り出すことに難点があります。

これができるかできないかで、データとして使えてるか使えてないかが決まるのです。

 

大きなシステムを作るほどのことではなく、現在人力でなんとかなっている…でも、担当者が交代してしまったら、どうなりますか?

Excelファイルが破損してしまったら、どうしますか?

受付の書式が変更になったら、前のデータはどうしますか?

データを整理して、使いやすい環境を作る。

そんな小さなシステム開発でも、有限会社奥進システムは対応いたします。

本来の業務に集中し、その質を上げていくために、システムに任せられるところはシステムで済ませていただきたい。

人は、人しかできない仕事をしなければもったいない。

そう考えています。

今の業務で、システム化できるところがあるのではないか? そう思ったら、まずはご相談ください。

いつでもお待ちしております!

 

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人生いろいろ データもいろいろ – データファイルの話し

システムとは

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システムというのは、たくさんのデータを効率よく、間違いなく、扱う仕組みです。

システムは、どんな形式(かたち)でデータを持っているかご存知ですか?

データの持ち方によって、メリット・デメリットがあり、扱いの違いがあり、システムの値段にも関わってきます。

データベース

データをデータベースというシステムに入れて管理する方法があります。

データベースにはいろんな種類がありますので、また詳しくは別の独立した記事にしたいと思いますが、ここではざっくりとして説明をしておきます。(WEBアプリケーションでのデータベースについて限定のお話しです)

  • メリット
    ちゃんとしたデータが、ちゃんと蓄積される。
    データを探したり、追加・削除するのが楽ちん。
  • デメリット
    扱いが面倒。
    利用する環境を選ぶ。

データを扱うなら、データベースを使うのが安心です。

データの整合性をとってくれたり、データ同士のつながりを保持してくれたりしますし、しっかり管理してくれているので沢山のデータがあっても目的のものを素早く取り出すことができます。

しかし一方では、データベースを操作するためにプログラム言語とは別の言語(SQL)の知識が必要だし、ちゃんと設計しないといけません。(今主流のリレーショナル・データベースの場合)

また、使うためにはサーバにインストールしておかなくてはならず、インストールできない環境では使えません。

デキるやつではありますが、それなりに扱いに注意と技術が必要です。

ファイル

ファイルといってもいろいろあります。

テキストファイル、PDFファイル、画像のJPEGファイルやGIFファイルなど、その種類はとてもたくさんあります。

データをファイルで持つメリットとデメリットを考えてみましょう。

  • メリット
    扱いが楽ちん。
    データベースほど扱う環境を選ばない。
  • デメリット
    おかしなデータが混じる可能性が高い。
    データを探したり、追加・編集・削除はやりにくい。

それぞれの特徴

その中で、システムでデータとして扱う代表的なファイルはと言えば、Excelファイル、CSVファイル、PDFファイルの3種類です。

  • Excelファイル
    OfficeソフトのExcelで開いて編集できるファイル形式です。
    決まった書式にデータを当てはめて出力したい場合や、Excelの機能を使って集計したい場合に使います。
  • CSVファイル
    Excelで開いて編集できる形式ですが、書式情報は含まれません。
    Excelがなくても開いて編集することができます。とてもシンプルな形式です。
    他のシステムとやりとりする場合には、シンプルなこの形式を選ぶことがよくあります。
  • PDFファイル
    Adobe社の無料閲覧ソフトで開くファイルです。編集するためには、また別のソフトウェアが必要になります。
    決まった書式にデータを当てはめて出力したい場合に選ばれることが多く、Excelファイルとの違いは、編集しないことが前提になっているところです。

システムでデータファイルを扱う時、手間がかかるのはこの順番です。

PDFファイル > Excelファイル > CSVファイル

つまりは、手間がかかるファイル形式の方が、作る時の値段も高くなります。

実のところ

システムを作る時にはデータベースやファイルを組み合わせることが多く、どれかひとつを選ぶことはほぼありません。

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選ぶとすれば、ためたデータを取り出す場合です。

売上データや商品一覧、社員名簿などのデータを取り出して見たい時、

  • どんな形式が適しているのか?
  • どんな形式がより安いのか?

取り出すことが多い場合は、どの形式を選ぶかによってシステム全体の開発費用が大きく変わります。

費用は、PDFファイルが一番高いのは、先にお伝えした通りです。

PDFファイル > Excelファイル > CSVファイル

システムのご相談をいただく場合、帳票としてデータを取り出したい、分析をしたいなど、いろんな要望がおありだと思います。

その時は、そのためにどんなファイルの形式がいいのか?を考えていただきたいのです。

また、ご相談いただきたいのです。

ご相談の内容によっては、データを出力しないで、画面で見るだけでも済んでしまうことがあるかもしれません。

その分の費用は、軽くなるかも。

有限会社奥進システムにご相談いただければ、ご要望やご予算に合わせて、そんなご提案もさせていただきます。

なんでもかんでもPDF、どれでもこれでもExcel、そんな安易な決め方ではなくて、取り出すデータの内容や取り出した後の使い方にこだわって、ファイル形式を選びましょう。

小さなシステムから大きめのシステムまで、
ちょこっとしたデータからそこそこでっかいデータベースのデータまで、
いろんなシステムとデータに詳しいのは有限会社奥進システムです!

システムとデータのことについてのご相談は、いつでも受け付けております。

どうぞお気軽に。

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あなただけに… – 受発注管理システム

有限会社奥進システムは、中小企業様向けの業務管理システムの開発をやっています!

と言っても、「業務管理システム」ってなに?と思われる方、おられると思います。

「業務」を「管理」する「システム」

具体的に言えば、受発注の注文管理や、商品の在庫管理などです。
通信販売サイトを作ることもあれば、トラックの配車管理、教育関係の相談受付システムなんかもお作りいたします。
毎日お仕事されている方がしたいことは、実はどれも似通っています。
お仕事の内容が違うと、微妙な違いは出てきますが、本質的なところは似ていることがとても多いのです。

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パッケージというソフトウェアやシステムは、その似ているところを最大公約数(または最小公約数)のようにまとめてつくられているもので、よくある機能は大体含まれています。
そして、値段は安めの場合が多いようです。

受発注を管理するシステムが欲しいな~と思った時、ふらりと大手電気店に入っていき、ソフト売り場を見る。
あるいは、最近なら「受発注システム」をネットで検索してみる。

なんか、ありますよね。

パッケージとして、いろんな「受発注システム」が見つかるので、そういうものを使った方がいいのかと思って問い合わせてみたり、中身を詳しく確認してみたら、または実際に導入してみたら…意外に、「使えない」ことが多いのです。

なぜでしょうか?

そのパッケージには、それぞれの会社が持つ特徴を考慮した機能が用意されていないからです。

会社によって、扱う商品は当然違います。
また、同じような商品でも、売り方や販路が違えば、システムに期待する機能が違ってきたりします。
グループ会社や親会社がある場合、子会社がある場合、得意先を考慮したい場合
単品販売のみの場合、セット商品を売り出している場合、使い方などの教育を付加価値にしたい場合
その他 いろいろ…

パッケージ製品に少し手を入れたいと販売元もしくは開発元に問い合わせをした場合の回答は、おおよそ次のどれかになります。

  1. 変更・修正には対応しない
  2. 変更・修正の場合は別見積もりで対応

当社にシステムのご相談をしていただき、パッケージ製品と当社提案を比較されるお客様の反応は、おおよそ次のどれかになります。

  1. めっちゃ高いやん!(パッケージならもっと安いものがいっぱいある)
    -パッケージ製品の問い合わせ前
  2. めっちゃ安いやん!(パッケージのカスタマイズに比べたら全然安い)
    -パッケージ製品の問い合わせ後

結果として、当社に真剣にシステムの相談をいただくのは、おおよそこんなお客様となります。
(全部ではありません。パッケージ製品に関連しての場合のみです。)

  • パッケージでは使いものにならないのでオーダーメイドで
    -パッケージでは変更・修正ができない
  • パッケージのカスタマイズ費用が高額過ぎて話にならないので1からオーダーメイドで
    -パッケージのカスタマイズより高いコストパフォーマンスを求めている

何が言いたいかといいますと…

「オーダーメイドのシステムを開発した方が、コスパがいいことってあるんですよ!」

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ってことです。

あなただけのためのシステムを、あなただけにお作りする。
そんなオーダーメイドのシステム開発は、実はコスパが絶対悪いなんてことはないのです。

もしあなたがそんな先入観をお持ちであれば、それはぜひ一度普通ゴミの日に出していただきたい。
(普通ゴミだと思いますが、違ってたらすいません)

パッケージ製品を利用して、実際の業務とのズレにストレスを感じているあなた。

パッケージ製品のカスタマイズ費用に呆然となっているあなた。

1からのシステム作りの相談をどうやればいいのかわからずに悩んでいるあなた!

ぜひぜひ一度、有限会社奥進システムにご連絡ください。

有限会社奥進システムは、中小企業の経営者様の味方です。
御社の業務改善、業務の効率化、仕事をする上での困りごとの解決をお手伝いいたします。

これまでのシステム開発実績はこちらをご覧ください。

あなただけのシステムをお作りいたします。

あなたからのお問い合わせを、お待ちしております!

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いずこへ・・・? – 従業員管理システム

ここに、ある不動産関係の会社がありました。
グループ会社がいくつかあり、社員はずっと同じ会社にいることもあれば、グループ内の別の会社に異動することもあります。

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不動産関係なので、仕事のために宅地建物取引士(宅建士)の資格を持っている人が何人もいます。
この資格、一度取ればずっと有効なのですが、資格があることを証明するために交付される宅地建物取引士証(旧取引主任者証)は有効期限が5年と決まっており、5年ごとに更新する必要があります
更新を忘れると業務に差支えが出るので、絶対に忘れることはできません。
他にも、運転免許、飲食許可、介護の資格保持者がいまして、会社で管理しています。

今回ご相談いただいたのは、この会社さんの従業員管理についてでした。
ポイントは下記の通りです。

  • 会社間の異動が多い社員の所属の履歴を管理したい
  • 社員の資格更新時期を忘れないようにアラートが欲しい
  • 監督官庁に求められた際に、会社の社員名簿を素早く出力した

業務系のシステムで顧客管理はよくある機能ですが、今回は従業員管理です。

確かに、社員も増えてくると管理が大変です。
今までは本部の担当社員がエクセルの表で管理していた情報が、この頃は更新も追いつかないし、各社員の履歴の管理が難しいと訴えてきたので、これをシステム化して業務改善を図ることになりました。

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部署や会社のマスタを作成し、それぞれに所属する社員を登録するのですが、登録のほとんどは現状お使いだったエクセルの表を読み込むこと(インポート)でささっと済ませました。

社員の異動履歴についてもエクセルの表があったので、それを少し加工して、インポートさせることに成功しました。

資格の更新期限については、システムに入ったらまず表示される画面に、更新日まで一か月を切ったものについて保持者名と資格名を表示することになりました。
これなら、忘れませんね!

会社や店舗では、いつでもシステムに入って最新の社員名簿を取り出せるようになり、本部からはすべての会社と店舗の情報を見たり編集したりすることができます。

エクセルと違って、新しい情報はすぐに各社担当者が入力する仕組みになったので、本部から問い合わせて代わりに入力する必要がなくなり、本部の仕事を減らすことができました。

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一度このようなシステムを体験すると、もう二度とエクセル管理には戻れません。
システム化することの良さは、業務の仕組みを、シンプルで間違えないように改善することです。

資格更新忘れの心配なく、社員管理の負担も軽くなった結果、社員のみなさんは本来の業務により集中することができるようになりました。

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きっと、物件の陰で、座敷童も喜んでくれていることと思います。

 

さて、社員の管理にお困りの管理職や総務担当の方はおられませんか?

もしおられたら、ぜひ有限会社奥進システムにご相談ください!

管理したい項目はいろいろとカスタマイズが可能です。

異動履歴や、社内での仕事の覚書、営業先やその受注履歴など、システムで管理できるものはたくさんあります。

有限会社奥進システムの業務管理システムの受託開発をご検討くださいませ。

 

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