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ここに、ある不動産関係の会社がありました。
グループ会社がいくつかあり、社員はずっと同じ会社にいることもあれば、グループ内の別の会社に異動することもあります。
不動産関係なので、仕事のために宅地建物取引士（宅建士）の資格を持っている人が何人もいます。
この資格、一度取ればずっと有効なのですが、資格があることを証明するために交付される宅地建物取引士証（旧取引主任者証）は有効期限が５年と決まっており、５年ごとに更新する必要があります。
更新を忘れると業務に差支えが出るので、絶対に忘れることはできません。
他にも、運転免許、飲食許可、介護の資格保持者がいまして、会社で管理しています。
今回ご相談いただいたのは、この会社さんの従業員管理についてでした。
ポイントは下記の通りです。
- 会社間の異動が多い社員の所属の履歴を管理したい
- 社員の資格更新時期を忘れないようにアラートが欲しい
- 監督官庁に求められた際に、会社の社員名簿を素早く出力した
業務系のシステムで顧客管理はよくある機能ですが、今回は従業員管理です。
確かに、社員も増えてくると管理が大変です。
今までは本部の担当社員がエクセルの表で管理していた情報が、この頃は更新も追いつかないし、各社員の履歴の管理が難しいと訴えてきたので、これをシステム化して業務改善を図ることになりました。
部署や会社のマスタを作成し、それぞれに所属する社員を登録するのですが、登録のほとんどは現状お使いだったエクセルの表を読み込むこと（インポート）でささっと済ませました。
社員の異動履歴についてもエクセルの表があったので、それを少し加工して、インポートさせることに成功しました。
資格の更新期限については、システムに入ったらまず表示される画面に、更新日まで一か月を切ったものについて保持者名と資格名を表示することになりました。
これなら、忘れませんね！
会社や店舗では、いつでもシステムに入って最新の社員名簿を取り出せるようになり、本部からはすべての会社と店舗の情報を見たり編集したりすることができます。
エクセルと違って、新しい情報はすぐに各社担当者が入力する仕組みになったので、本部から問い合わせて代わりに入力する必要がなくなり、本部の仕事を減らすことができました。
一度このようなシステムを体験すると、もう二度とエクセル管理には戻れません。
システム化することの良さは、業務の仕組みを、シンプルで間違えないように改善することです。
資格更新忘れの心配なく、社員管理の負担も軽くなった結果、社員のみなさんは本来の業務により集中することができるようになりました。
きっと、物件の陰で、座敷童も喜んでくれていることと思います。
さて、社員の管理にお困りの管理職や総務担当の方はおられませんか？
もしおられたら、ぜひ有限会社奥進システムにご相談ください！
管理したい項目はいろいろとカスタマイズが可能です。
異動履歴や、社内での仕事の覚書、営業先やその受注履歴など、システムで管理できるものはたくさんあります。
有限会社奥進システムの業務管理システムの受託開発をご検討くださいませ。
