今回のテーマは「根回し」

日本全国に会員がいる、もしくは支社がある会社さんが、年に１回「総会」と称する会議を行い組織の運営などの関わる重要な議題について話し合うとします。

普段から顔を突き合わしている人同士でもなく、住む土地の常識や習慣も違っているもの同士が集まります。

会場までの往復にかかる時間とお金もバカになりません。

年に一度のこの会議では、参加者の意見をしっかりまとめて、きっちり決を採りたい。

しかし、時間が限られている。

今日は、そんな会議を運営するお客様からのご依頼で開発したシステムについてのお話です。

会議前に決をとっておく

会議の議題は最多で10件とのことでした。

議題の内容や参加者によって、あっさり議決できるときもあれば、持論を長々と展開したり話し合いが紛糾して長い時間がかかったりといろいろです。

会議の運営者であるお客様は、効率的で参加者が納得しやすい仕組みづくりを考えました。

そして思いついたのが、あらかじめ賛成／反対を表明しておいてもらう、というシステムです。

名付けて、「会議前アンケートシステム」。

参加者全員に、会議の前にシステムを利用してもらい、まずは議題を確認してもらいます。

表示する項目は下記の通りです。

このセットが、最大で10件表示されます。

参加者はこれを見て、決められた期間内に各議題の賛成／反対を登録します。

そして締め切り後、参加者それぞれの意見がすべて公開されます。

なんといっても、会議をやる前にすでに賛成と反対の数がわかっていることです。

じゃあもう会議する必要ないねということではなくて、各議題についての賛成と反対はまだ議決ではなくて、それを踏まえた上でやっぱり会議は行われます。
すべての議題で多数決で決まるというものではないからです。

あらかじめ登録された意見をもとに議論をすると、予備知識が入っているので話が早く進みます。

また、会議の運営者は参加者の登録した内容をシステムから出力して参照しながら進行を行うことで、賛成・反対双方の意見を取りこぼさずに引き出し議論することに成功しました。

今までは、会議の席で初めて顔を見る参加者があったり、自分の意見を表明できない不満があったりしましたが、システムを通して全員が自分の意見を表明する機会を得、お互いの意見を知り、運営側はそれらをまんべんなくすくい上げることができました。

システムがあったので、参加者の登録した内容や議題を、手書きせずに一覧表にまとめることができました！
（登録データをシステムから、CSV形式ファイルとして出力しました）

決して複雑なシステムではありませんが、このシステムを会議で利用することは参加者・運営者双方によい意味で衝撃的な変化をもたらしたのでした。

（ちなみに、やっぱりなかなか登録してくれない参加者もいたので、運営者からは何度か催促する必要はありました）

（議題によっては運営者が参加者にもっと詳細な意見を聞いたりしたこともありました）<=== 根回し！

ということで、会議の根回しにシステムを利用してみてはいかがでしょう？

ウェブ・システムなら日本全国、地球の裏側からでもご利用いただけます！

ウェブの強みってなんだと思われますか？

沢山あると思いますが、

という２点は大きいと思います。

今回の事例では、会議の参加者それぞれが、指定された期間中の好きな（都合のいい）時に、好きな（都合のいい）場所で意見表明を行いました。

もしかしたら、会議当日にどうしても参加できない人も、不在者投票のようにあらかじめ意見表明をすることができたのです。

これと似たようなことができれば、改善されるお仕事や職場はありませんか？

もし思いつくことがあれば、それをぜひ有限会社奥進システムにご相談ください。

ウェブでお手伝いできることがあれば、駆けつけて提案をさせていただきます。

ちなみに、当社も時間や場所に縛られない働き方を求めて日々チャレンジしています。
そんな当社だから、お手伝いできることがあると考えています。

御社からのご相談、お待ちしております。