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同窓会って、好きですか？
懐かしい顔を見て、あの頃のことを思い出して、あの頃は飲めなかったお酒なんか飲んで…いい時間ですよね。
しかし。
同窓会の幹事さんは、結構大変です。
何が大変って、名簿の管理です。
幹事のお仕事って？
同窓会の会員さんは、名前が変わったり住所が変わったりするので、それをちゃんと追っかけて名簿を更新しておかないと、次の同窓会のお知らせを送ることができなくなってしまいます。
みんなの笑顔に出会うために、幹事さんは今日もがんばっているのです。
具体的に何をがんばっているのかといいますと・・・
- 会員管理（名前、住所、勤務先など）
- 会報、お知らせなどの発行物の発送管理
- 会費の入金管理
などです。
同窓会によっては、もっといろいろなことを管理されている場合もあるかと思いますが、今回の事例ではそれほど予算をかけずに管理業務を効率化するというのが命題でした。
それまでExcelの表で管理していたデータをシステムで入出力し、手作業を減らすことをメインに考えました。
同窓会幹事のためのシステム、作ってみました
卒業時期が来て、新規の会員さんを一度に大勢登録する際には、CSV形式のデータファイルを読み込んで一気に処理できるようにしました。楽ちん！
会報の発送の際には、登録されている会員データから住所一覧データを生成し、フリーのラベル印刷ソフトに渡すようにすると必要な宛名シールが短時間で作成できます。
フリーのラベル印刷ソフト エーワンのラベル屋さんなどが有名どころですが、探すといろいろあります。
発送する、しないはシステムであらかじめ選択できるようにしておけば、無駄がありません。イイネ！
会費の入金管理ですが、決済や銀行データとのやり取り部分は作り込むと結構コストがかかるので、銀行の入金状況を通帳などで確認の上、システムで会員ごとに入金したという登録をしていただくことにしました。
そうすることで未入金一覧データをボタン一発で生成することができるので、いちいちExcel表を起こすより断然早いです。ステキ！
同窓会は、会と言っても会員さんからそれほど多くの会費を取る訳ではないので、大きなシステムを作る予算はありません。
しかし、仕事にあまり多くの手間と時間がかかるのも困りもの。だって、幹事さんはその仕事でお給料をいただいてる訳ではなく、ほぼボランティアに近い状態だったのです。
システム開発に先立って、会報でシステムを導入することについては会員の理解を求め、プールしている会費の中から可能な額をかけて導入を実現しました。
機能は少なく、操作性もシンプルさを大事に。
小じんまりしたシステムではありますが、幹事さんのお仕事をとっても助けるシステムが出来上がりました。
使えなきゃ意味がない
有限会社奥進システムは、「使えるシステム作り」をいたします。
カッコいいとか、豪華とか、流行りとかよりも、お客様となる方の困りごとを解決することがちゃんとできるシステムを開発し、提供していきたいといつも考えています。
小さくてもいい。
役に立つシステムに育って欲しい。
毎日のお仕事で困っている、手間がかかり過ぎている、そんなことはございませんか？
ご予算、実現したいこと、まずはご相談ください。
「こんなことがしたいけど、どれくらいかかるの？」とお聞きになるお客様がちょくちょくおられますが、そうするとこちらから「いくらぐらい出せるとお考えでしょうか？」と質問がえしをしてしまうことがよくあります。
すみません。
なんでそんなことになるかと言いますと、できるだけお客様のご予算内でできるご提案をしたいと思うからです。
ですので、もうばーんと「予算はこれぐらい！で、こんなことしたいんだけど！」って言ってもらうと嬉しいです。話しやすいです。
（こちらの都合ですみません）
お客様が困っていることを解決したり、お客様が夢見ていることを実現したり、そんなシステム作りを、私（有限会社奥進システム）はやりたい。
今年も早や師走、押し迫ってまいりましたが、いつでもお問い合わせは絶賛受付中です。
お気軽に、どうぞ。
