いずこへ・・・? – 従業員管理システム

ここに、ある不動産関係の会社がありました。
グループ会社がいくつかあり、社員はずっと同じ会社にいることもあれば、グループ内の別の会社に異動することもあります。

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不動産関係なので、仕事のために宅地建物取引士(宅建士)の資格を持っている人が何人もいます。
この資格、一度取ればずっと有効なのですが、資格があることを証明するために交付される宅地建物取引士証(旧取引主任者証)は有効期限が5年と決まっており、5年ごとに更新する必要があります
更新を忘れると業務に差支えが出るので、絶対に忘れることはできません。
他にも、運転免許、飲食許可、介護の資格保持者がいまして、会社で管理しています。

今回ご相談いただいたのは、この会社さんの従業員管理についてでした。
ポイントは下記の通りです。

  • 会社間の異動が多い社員の所属の履歴を管理したい
  • 社員の資格更新時期を忘れないようにアラートが欲しい
  • 監督官庁に求められた際に、会社の社員名簿を素早く出力した

業務系のシステムで顧客管理はよくある機能ですが、今回は従業員管理です。

確かに、社員も増えてくると管理が大変です。
今までは本部の担当社員がエクセルの表で管理していた情報が、この頃は更新も追いつかないし、各社員の履歴の管理が難しいと訴えてきたので、これをシステム化して業務改善を図ることになりました。

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部署や会社のマスタを作成し、それぞれに所属する社員を登録するのですが、登録のほとんどは現状お使いだったエクセルの表を読み込むこと(インポート)でささっと済ませました。

社員の異動履歴についてもエクセルの表があったので、それを少し加工して、インポートさせることに成功しました。

資格の更新期限については、システムに入ったらまず表示される画面に、更新日まで一か月を切ったものについて保持者名と資格名を表示することになりました。
これなら、忘れませんね!

会社や店舗では、いつでもシステムに入って最新の社員名簿を取り出せるようになり、本部からはすべての会社と店舗の情報を見たり編集したりすることができます。

エクセルと違って、新しい情報はすぐに各社担当者が入力する仕組みになったので、本部から問い合わせて代わりに入力する必要がなくなり、本部の仕事を減らすことができました。

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一度このようなシステムを体験すると、もう二度とエクセル管理には戻れません。
システム化することの良さは、業務の仕組みを、シンプルで間違えないように改善することです。

資格更新忘れの心配なく、社員管理の負担も軽くなった結果、社員のみなさんは本来の業務により集中することができるようになりました。

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きっと、物件の陰で、座敷童も喜んでくれていることと思います。

 

さて、社員の管理にお困りの管理職や総務担当の方はおられませんか?

もしおられたら、ぜひ有限会社奥進システムにご相談ください!

管理したい項目はいろいろとカスタマイズが可能です。

異動履歴や、社内での仕事の覚書、営業先やその受注履歴など、システムで管理できるものはたくさんあります。

有限会社奥進システムの業務管理システムの受託開発をご検討くださいませ。

 

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いざ、検索!!- ドキュメント管理システム

ここに、ひとりのサラリーマンがいます。

サラリーマンのおじさん

サラリーマンのおじさん(現在の姿)

梅雨の晴れ間に汗を拭きながら営業に精を出すこのおじさんですが、実はスーパーサラリーマンです。
若い頃からバリバリで、作る資料の素晴らしさには定評がありました。
わかりやすい、説得力がある、そんな評判からお客様の受注を取まくり、営業事務の人の出る幕がないほどでした。

おじさんの若い頃です。

おじさんの若い頃です。(過去イメージ)

※モチベーション維持のために、おじさんの若い頃のイメージで進行したいと思います。ご了承ください。

おじさんは今日も新規の引き合いがあり、張り切って客先を訪問してきました。
出たばかりの新製品がぴったりと思ったおじさんは、次回その製品についての資料と、現在使われている他社製品との比較資料を持ってまいりますと約束して帰社しました。

実は、ひとつ前のバージョンの製品を営業した時に、その他社製品との比較資料を作っていたのです。
それを見つけて少し修正すれば楽勝です!
会社に戻ったおじさんは、いつも手伝ってくれている女性社員に資料を探して欲しいと頼みました。
しかし、予想外の反応が返ってきたのでした。

私にはムリ!です。

実は、提案資料についてはおじさんが作って自分で全部管理をしていたので、その女性社員には何がどこにあるのかさっぱりわからないのでした。
おじさんは自分がわかっているので、わかっていない人のことがわかっていなかったのです。
きっぱり断られてしまったおじさんは、目当ての資料を自分で探すことにしました。

よし、資料は自分で探すぞ。

3時間経過…。

資料が見つからない…。

この時点でおじさんは、あることに気づきました。
その資料には確かに他社製品との比較データを記載していたのですが、ファイル名や文書のタイトルにはその製品名は入っていません。

提案資料は、下記のデータとともに保管されています。

  • 作成日
  • 作成者名
  • 作成者の部署
  • 顧客名
  • タイトル
  • ファイル名

うーん、これは困った。
なにせ、おじさんが作った資料はたくさんあります。
実は、おじさんは目当ての資料をいつ、誰のために作ったのかという記憶があいまいでした。

結論から言いますと、おじさんは目当ての資料を見つけることができませんでした。
これだという資料にたどり着けず、作り直しをすることになり、思ったより時間がかかったので他の案件のための時間を減らして調整しなければなりませんでした。

そこでおじさんは考えました。
資料保管の仕組みを改善しなければならない・・・。

たかが資料、されど資料。
営業活動を効率化するためには、過去の資料の有効活用をなくしては不可能です。
そんな訳で、資料の全文検索システムを構築しました!!
資料の中身まで検索し、探すことができるシステムです。
検索対象のファイルは下記です。

  • PDF
  • Word
  • Excel
  • PowerPoint

つまり、ほとんど全部の提案資料について、中まで検索することができるのです。
資料の中身の本文に入っている他社製品名もばっちり検索ができます。
過去に同じようなお客様の悩みであったり、解決策をキーワードにして検索することだってできます。

会社でたまっている過去の資料で、実は有効活用できそうなものはありませんか?
そんなときは、ぜひ有限会社奥進システムにご相談ください!
営業資料や社内文書の管理や有効活用は業務改善に大きな影響があります。
営業資料や社内文書は会社の資産です。適正に評価し、活用していきましょう。

御社からのご相談を、お待ちしております!

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