中小企業様のお仕事をラクにするシステムの開発と改善をしている有限会社奥進システム。
今回の事例は、運送屋さんの予定管理システムです。
運送屋さんの社長さん
毎日たくさんのトラックが出ていったり帰ってきたりして、忙しく働いています。
パッと見では不規則な動きに見えるそれは、ちゃんと配送予定があってトラックと運転手さんがあらかじめ割り付けられています。
いつ、どのトラックで、誰が、どこに、何を運ぶのか
その予定については、前日までに事務担当者が伝票を確認しながら手作業で作っていました。
運転手さんは自分の仕事の予定を、前日に事務所に来て確認してから、その日の仕事にとりかかっていました。
遠方の仕事に出て、事務所に来ることができない運転手さんについては、予定を早めに立てて前日よりも前に確認できるようにしたり、出先にFAXで流したりという運用をしていました。
不便 ですよね…。
事務の人は急いで先の予定も立てておかなければいけないし、事務所でしか予定を確認できない仕組みは無駄が多いと社内から改善要望が出ていました。
しかし、不便なのはそこだけではなくて、予定を作る作業もやはり改善すべき点があったのでした。
予定は常に、手作業で作られていたのです。
予定は大きく分けて「パターン化されたいつもの予定」と、「単発でその都度発生する予定」の２つがありました。
事務の人は、(1)まずパターン化された予定をひと通り予定表に書き込んだ後に、(2)単発のものを追加していくやり方ですべての予定を作っていました。
しかし、予定は日時だけを決めるものではなく、
いつ、どのトラックで、誰が、どこに、何を運ぶのか
までを決めるものです。
そう、ひとつひとつの予定について、担当する運転手、使うトラックなども割り当てていかなければなりません。
これ、一種の名人芸です。
よくわかるベテランの事務の人しかできません。
予定を作る担当の人がとてもがんばる人だったので、ずっと業務は滞ることなく回っていたのですが、その方がついに退職されることになりました。
引き継ぎを任された事務の人Bは、予定作りの煩雑さに戸惑うことばかり…。
Bさんの、なんでこうなるのの気持ち
一人の優秀な事務の人に頼っていた運送屋さんですが、その退職を機に仕事の仕組みを大幅に改善することを決めました。
予定作りを、システム化することにしたのです。
- たくさんの運転手さんとトラック、それにトラックが運べる容量や、冷凍・冷蔵への対応などをすべてマスタデータとして登録
- パターン化された予定データをあらかじめ登録し、呼び出す機能を装備
- パソコンの画面上でパターン化された予定の呼び出し、突発的な仕事の新規登録、登録済の予定の変更や削除ができるようにする
- 予定を移動するだけなら、マウスのドラック＆ドロップという直感的な操作で実現
- 確定したデータは、担当の運転手に前日に自動でメール送信
業務が昭和以前から一気に平成になったと、評判になりました！
新しい事務の人にも好評です。
Bさんの、心からの喜びの声
仕事をしていく上で、ベテランの職人技はとっても大事です。
しかし、その人がいないと仕事が回らないというのでは、リスクが大き過ぎます。
機械やシステムに任せることができる部分は積極的に任せ、どうしても人がやらなければならない部分に、人という資源を集中させることが合理的です。
ただ、システム化にはコストがかかります。また、急いで大幅なシステム化を行うと、慣れない人には運用しきれないということも起こりがち。
様々なことを考えて、その会社に合ったシステム化を考えていくことをお勧めします。
今回の運送屋さんは、予定作りの部分のシステム化に成功し、次回は受発注管理システムの改善につなげていくことになりました。
また、倉庫業もされており、その入出庫管理のシステム化も検討中です。
こんな風に、ステップ・バイ・ステップのシステム化は「あり」なんです。
さて、今回の運送屋さんの予定管理システムのお話し、いかがでしたでしょうか？
手作業で作っていた予定を、パソコン上で直感的な操作で編集できるシステムの実績が、有限会社奥進システムのホームページに掲載されています。
業種は違いますが、予定の管理という部分では同じ仕組みです。
予定管理、シフト管理などでお悩みがあれば、ぜひ有限会社奥進システムにお問い合わせください。
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