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ここは、とある生活相談センターです。
生活していて不安なことや心配なことについての相談を受け付けています。
今日も不安げな顔つきの相談者がやってきました。
受付：どうなさいましたか？ まずはお名前を教えてください。
相談者：だざいです。
受付：ありがとうございます。では、少し掛けてお待ちくださいね。
受付から相談担当者に来訪者の名前が告げられました。
初めてではないらしいので、前に来られた時の履歴を調べます。
履歴はExcelファイルで保存されています。
相談担当：えーと、前に来られたのがいつか聞いてもらえる？（年月日をファイル名につけているので、時期がわかれば早く見つかる）
問題その１ すぐに目的のデータが見つからない。
相談担当：あー、ありがとう。見つかった、見つかった。これだ。お待たせしましたー。
相談者：あの…。
相談担当：はい。今日はどうなさいましたか？
相談者：人生がうまくいかないようで・・・。
相談担当：前回の面談からその後どんな感じでしたか？
今回も履歴で残さないといけないお話しがたくさんありそうでした。
また別の日には・・・
受付：こんにちは。お名前をお願いいたします。
相談者：毎回言わないといけないのね？
受付：はい、お願いしまーす。
相談者：安田まりーです。
ところが、今度は前の履歴がなかなか見つかりません。
やっと見つかって、相談開始です。
相談担当：えーと、前回は家計簿をつけることを提案させてもらいましたね。
相談者：あら、それはこの前に言ったはずです。私には無理なんです。
相談担当：あ、あれ、そうでしたか。すみません。じゃあ、別の方法を・・・。
（前回は別の担当者が応対したのか、その履歴を見落としていたよ）
似たような相談が他にもあれば、もしかしたら別の人の履歴によい解決方法があるかもしれません。
しかししかし、たくさんあるExcelファイルの中身を、相談者を前にしていちいち開いて確認していては時間がかかり過ぎます。
問題その２ データを活用しきれない
そうこうする傍らで、実は電話での相談も入ってきます。
大変です。
相談受付業務自体も大変なんですが、それに付随する仕事が結構あります。
- それぞれの相談内容を決められた書式で書き、Excelファイルにして残します。
- 必要な時にその書いた紙かExcelファイルを取り出します。
- 更に、一か月ごと半年ごとと決まった期間で受け付けた相談内容を集計します。
これらの仕事が円滑にいかないと、相談業務が滞ってくるのです。
とまあ、相談の履歴データを管理するだけでも、いろいろと考えないといけないことがご理解いただけますでしょうか？
現在、何かのデータをExcelやWordのファイルで蓄積し、管理しているという会社や事業所はたくさんあると思います。
手書きよりはいい状態です。書いてあることが読めないということはありませんし、何度でもきれいに印刷することができます。
しかし、内容を検索する、素早く取り出すことに難点があります。
これができるかできないかで、データとして使えてるか使えてないかが決まるのです。
大きなシステムを作るほどのことではなく、現在人力でなんとかなっている…でも、担当者が交代してしまったら、どうなりますか？
Excelファイルが破損してしまったら、どうしますか？
受付の書式が変更になったら、前のデータはどうしますか？
データを整理して、使いやすい環境を作る。
そんな小さなシステム開発でも、有限会社奥進システムは対応いたします。
本来の業務に集中し、その質を上げていくために、システムに任せられるところはシステムで済ませていただきたい。
人は、人しかできない仕事をしなければもったいない。
そう考えています。
今の業務で、システム化できるところがあるのではないか？ そう思ったら、まずはご相談ください。
いつでもお待ちしております！
