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事件も情報
今回ご紹介する事例は、弁護士事務所向けの事件管理システムです。
弁護士事務所に寄せられる様々な案件（刑事、民事とも）を登録し、それに関する情報も随時登録し、進行状況を確認することができるシステムです。
事務所に所属する弁護士や依頼人の情報も管理します。
進行状況も大事ですが、裁判になると期日の管理も重要になってきます。
弁論や調停、集会、判決前整理、和解もしくは判決など。審判や接見などもありますね。
それぞれがいつ、どこで行われ、誰が担当しているのか。
事務所内で仕事に関わる情報を共有し管理する一般的なシステムはあります。
しかし、弁護士の業務にぴったり合っていて、必要な機能だけを備えたシステムとなると、出来合いのものはまずありません。
また、出来合いのシステムを自分たち用にカスタマイズすると、かなり高額な費用がかかることは必須です。
システムのポイント
このシステムの一番のポイントは、弁護士の業務に特化していることですが、他に挙げるとしたら…
- 事件の情報を登録し、関連する資料も登録できる
- 各事件についての進行状況を一覧表示し、事務所全体の取り扱う事件が見渡せる
- 複数の案件を担当していても、自分のToDoリストが期限の順番に表示、確認できる
ToDoリストなどはありがちと思われるかもしれませんが、その業種によってToDoに付加しておかなければならない項目が決まっていたりします。
それに対応して機能を設計するのが、オーダーメイド・システムの醍醐味ですね。
事件の陰にはシステムあり。
ノートも手帳もいいけれど、システムなら自分ひとりでなく事務所全員で情報共有ができるので、ToDoがたまってしまっているとか、他の人が担当しているのはどんな事件だとか、顔を合わす時間が少なくともシステムを通して他の人の業務が見えるのです。
ひとつの事件を複数の人で担当する時も、内容や資料はシステムに入れておけば「見ておいてね！」と声がけするだけでOK。
最近なら専用のサーバが要りますが、PDF形式ファイルやWord、Excelのファイルの中まで検索するシステムが構築できますので、資料が多いとか、過去のデータの再使用することが多いならオススメです。
今はどこの会社も過去に作ったファイルの整理が問題になっているようです。
「とりあえず電子ファイルにしとけばいいだろう」とWordやExcelで作ったファイルが、どこにどんなファイルがあるのか、ファイル名だけではわからなかったり、適切なフォルダに分けて整理されてなかったり。また、ファイル数も多くて保管する容量がたくさん必要になっていることも。
資産にするには無理がある状態…。
もしシステムにデータとして登録されていたら、キーワードで関係する資料を素早く見つけて再利用することが可能ですよ。
過去の資料を資産にするために
過去の事例や資料を大事に保管し、再利用していくためには、今やシステムは不可欠です。
人力でやるのはもったいない。
人は、人にしかできない仕事があります。
システムでできることは、システムに任せてしまいましょう。
大きなシステムでなくても充分です。システムをオーダーメイドで作ろうと思ったら、ぜひ有限会社奥進システムにご相談ください。
あなたからのご相談を、当社はいつでもお待ちしております。
