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情報をパソコンで管理しよう

ここは、とある不動産会社です。

実は、かなりたくさんの物件を管理しています。

一番多いのは、オフィスビルです。次いで、マンションです。

一戸建てもあり…駐車場も。

 

この会社、物件の情報は最初紙で管理していました。

書式に従って管理票となるA4サイズの紙に手書きで情報を埋め、種類ごとエリアごとにファイルしていました。

その管理方法に限界を感じた時、丁度パーソナル・コンピュータが普及し始めていたので、Accessによる物件管理システムを構築しました。

この時点で、お客様との商談については、まだ紙での管理が続いていました。

そして時は移り・・・

 

インターネットの時代がやってきた！

不動産会社は不景気の波を乗り越えて、現在いくつかの支店を持つようになりました。

支店が増え、社員が増え、管理する物件も増え続けた結果、物件情報の管理について考え直すべき時だと社長は決断しました。

新しいシステムの条件は下記です。

• 物件の種類を問わず、一括管理できること
• 物件情報の検索・閲覧・更新がどの支店からもできること
• 物件に関わる商談情報も、物件と一緒に保存・閲覧ができること

ということで、新しいシステムでは、今まで紙で管理していた商談情報も電子化されることになりました。

 

何がいけなかったのか？

しかし、ここで少し振り返ってみましょう。

Accessによる物件情報管理システムは、何がいけなかったのでしょうか？

なぜインターネットを使ったシステムにしなくてはいけなかったのでしょうか？

Accessによるシステムは、インターネットを使わない社内システムだった
→社外からシステムにアクセスできなかった
→アクセスしたい時が増えていたのに、対応できなかった

社外から物件情報システムにアクセスしたいのは、どんな時だと思いますか？

社外にいる時　＝　お客様を物件にご案内している時

もっと他の物件を、その場で提案しようとしたら？

それから、物件に関わる情報を、現場から素早くシステムに登録したいと思ったら？

 

それから、もうひとつ、紙管理だった商談情報をシステム化し、物件情報と一緒に保存・閲覧ができるようにしましたが、そうする必要とはなんだったのでしょうか？

そのようにしていない時に何が問題だったのでしょうか？

１つの物件についての情報を、複数の場所から取り出す手間と時間がかかっていたことです。
つまりは、その分お客様をお待たせすることになります。

商談情報の分析ができる状態ではなかったということもあります。
売れる物件、売れない物件があり、その理由や特徴は商談の内容を分析することでわかる部分があるにもかかわらず、紙の状態で商談情報が保管されていては集計したり検索したりすることができません。

今回のシステム化では、社外から物件情報を検索・閲覧することができるようになりました。

また、物件に関わる過去の商談を素早く取り出して、新規の商談の際にその情報を活用できるようになりました。

※商談情報の分析については、予算と運用を鑑みて次期開発に持ち越しとなりました。

• 予算＝足りない
• 運用＝新しいシステムで、急にたくさんの機能を使いこなせない

 

中小企業さん、いらっしゃい

突然ですが、有限会社奥進システムは中小企業向けの業務管理システムをオーダーメイドで作る会社です。

限られた予算で、業務をラクにするシステムを提案し、開発します。

今回の不動産会社のシステムでは、求められる要件がはっきりしていましたので、それをクリアできるように考えました。

また、実際に現場でシステムを運用（操作）する人がどれくらいパソコンのスキルがあるかも聞き取りを行い、画面設計をしました。

オーダーメイド（受託）開発は高い？

本当に必要な機能が、使いやすい形でできあがってくるなら、高くはないと考えます。

もしシステムについて検討されおられましたら、一度相談してみませんか？

相談は無料です！

御社からのお問い合わせを、お待ちしておりまーす！！