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ここに、ひとりのサラリーマンがいます。
サラリーマンのおじさん（現在の姿）
梅雨の晴れ間に汗を拭きながら営業に精を出すこのおじさんですが、実はスーパーサラリーマンです。
若い頃からバリバリで、作る資料の素晴らしさには定評がありました。
わかりやすい、説得力がある、そんな評判からお客様の受注を取まくり、営業事務の人の出る幕がないほどでした。
おじさんの若い頃です。（過去イメージ）
※モチベーション維持のために、おじさんの若い頃のイメージで進行したいと思います。ご了承ください。
おじさんは今日も新規の引き合いがあり、張り切って客先を訪問してきました。
出たばかりの新製品がぴったりと思ったおじさんは、次回その製品についての資料と、現在使われている他社製品との比較資料を持ってまいりますと約束して帰社しました。
実は、ひとつ前のバージョンの製品を営業した時に、その他社製品との比較資料を作っていたのです。
それを見つけて少し修正すれば楽勝です！
会社に戻ったおじさんは、いつも手伝ってくれている女性社員に資料を探して欲しいと頼みました。
しかし、予想外の反応が返ってきたのでした。
実は、提案資料についてはおじさんが作って自分で全部管理をしていたので、その女性社員には何がどこにあるのかさっぱりわからないのでした。
おじさんは自分がわかっているので、わかっていない人のことがわかっていなかったのです。
きっぱり断られてしまったおじさんは、目当ての資料を自分で探すことにしました。
３時間経過…。
この時点でおじさんは、あることに気づきました。
その資料には確かに他社製品との比較データを記載していたのですが、ファイル名や文書のタイトルにはその製品名は入っていません。
提案資料は、下記のデータとともに保管されています。
- 作成日
- 作成者名
- 作成者の部署
- 顧客名
- タイトル
- ファイル名
うーん、これは困った。
なにせ、おじさんが作った資料はたくさんあります。
実は、おじさんは目当ての資料をいつ、誰のために作ったのかという記憶があいまいでした。
結論から言いますと、おじさんは目当ての資料を見つけることができませんでした。
これだという資料にたどり着けず、作り直しをすることになり、思ったより時間がかかったので他の案件のための時間を減らして調整しなければなりませんでした。
そこでおじさんは考えました。
資料保管の仕組みを改善しなければならない・・・。
たかが資料、されど資料。
営業活動を効率化するためには、過去の資料の有効活用をなくしては不可能です。
そんな訳で、資料の全文検索システムを構築しました！！
資料の中身まで検索し、探すことができるシステムです。
検索対象のファイルは下記です。
- Word
- Excel
- PowerPoint
つまり、ほとんど全部の提案資料について、中まで検索することができるのです。
資料の中身の本文に入っている他社製品名もばっちり検索ができます。
過去に同じようなお客様の悩みであったり、解決策をキーワードにして検索することだってできます。
会社でたまっている過去の資料で、実は有効活用できそうなものはありませんか？
そんなときは、ぜひ有限会社奥進システムにご相談ください！
営業資料や社内文書の管理や有効活用は業務改善に大きな影響があります。
営業資料や社内文書は会社の資産です。適正に評価し、活用していきましょう。
御社からのご相談を、お待ちしております！
