いざ、検索!!- ドキュメント管理システム

ここに、ひとりのサラリーマンがいます。

サラリーマンのおじさん

サラリーマンのおじさん(現在の姿)

梅雨の晴れ間に汗を拭きながら営業に精を出すこのおじさんですが、実はスーパーサラリーマンです。
若い頃からバリバリで、作る資料の素晴らしさには定評がありました。
わかりやすい、説得力がある、そんな評判からお客様の受注を取まくり、営業事務の人の出る幕がないほどでした。

おじさんの若い頃です。

おじさんの若い頃です。(過去イメージ)

※モチベーション維持のために、おじさんの若い頃のイメージで進行したいと思います。ご了承ください。

おじさんは今日も新規の引き合いがあり、張り切って客先を訪問してきました。
出たばかりの新製品がぴったりと思ったおじさんは、次回その製品についての資料と、現在使われている他社製品との比較資料を持ってまいりますと約束して帰社しました。

実は、ひとつ前のバージョンの製品を営業した時に、その他社製品との比較資料を作っていたのです。
それを見つけて少し修正すれば楽勝です!
会社に戻ったおじさんは、いつも手伝ってくれている女性社員に資料を探して欲しいと頼みました。
しかし、予想外の反応が返ってきたのでした。

私にはムリ!です。

実は、提案資料についてはおじさんが作って自分で全部管理をしていたので、その女性社員には何がどこにあるのかさっぱりわからないのでした。
おじさんは自分がわかっているので、わかっていない人のことがわかっていなかったのです。
きっぱり断られてしまったおじさんは、目当ての資料を自分で探すことにしました。

よし、資料は自分で探すぞ。

3時間経過…。

資料が見つからない…。

この時点でおじさんは、あることに気づきました。
その資料には確かに他社製品との比較データを記載していたのですが、ファイル名や文書のタイトルにはその製品名は入っていません。

提案資料は、下記のデータとともに保管されています。

  • 作成日
  • 作成者名
  • 作成者の部署
  • 顧客名
  • タイトル
  • ファイル名

うーん、これは困った。
なにせ、おじさんが作った資料はたくさんあります。
実は、おじさんは目当ての資料をいつ、誰のために作ったのかという記憶があいまいでした。

結論から言いますと、おじさんは目当ての資料を見つけることができませんでした。
これだという資料にたどり着けず、作り直しをすることになり、思ったより時間がかかったので他の案件のための時間を減らして調整しなければなりませんでした。

そこでおじさんは考えました。
資料保管の仕組みを改善しなければならない・・・。

たかが資料、されど資料。
営業活動を効率化するためには、過去の資料の有効活用をなくしては不可能です。
そんな訳で、資料の全文検索システムを構築しました!!
資料の中身まで検索し、探すことができるシステムです。
検索対象のファイルは下記です。

  • PDF
  • Word
  • Excel
  • PowerPoint

つまり、ほとんど全部の提案資料について、中まで検索することができるのです。
資料の中身の本文に入っている他社製品名もばっちり検索ができます。
過去に同じようなお客様の悩みであったり、解決策をキーワードにして検索することだってできます。

会社でたまっている過去の資料で、実は有効活用できそうなものはありませんか?
そんなときは、ぜひ有限会社奥進システムにご相談ください!
営業資料や社内文書の管理や有効活用は業務改善に大きな影響があります。
営業資料や社内文書は会社の資産です。適正に評価し、活用していきましょう。

御社からのご相談を、お待ちしております!

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予定管理システム – 運送屋さんの場合

中小企業様のお仕事をラクにするシステムの開発と改善をしている有限会社奥進システム

今回の事例は、運送屋さんの予定管理システムです。

運送屋さんの社長さん

運送屋さんの社長さん

毎日たくさんのトラックが出ていったり帰ってきたりして、忙しく働いています。

パッと見では不規則な動きに見えるそれは、ちゃんと配送予定があってトラックと運転手さんがあらかじめ割り付けられています。
いつ、どのトラックで、誰が、どこに、何を運ぶのか
その予定については、前日までに事務担当者が伝票を確認しながら手作業で作っていました。
運転手さんは自分の仕事の予定を、前日に事務所に来て確認してから、その日の仕事にとりかかっていました。
遠方の仕事に出て、事務所に来ることができない運転手さんについては、予定を早めに立てて前日よりも前に確認できるようにしたり、出先にFAXで流したりという運用をしていました。

不便 ですよね…。

事務の人は急いで先の予定も立てておかなければいけないし、事務所でしか予定を確認できない仕組みは無駄が多いと社内から改善要望が出ていました。

しかし、不便なのはそこだけではなくて、予定を作る作業もやはり改善すべき点があったのでした。
予定は常に、手作業で作られていたのです。

予定は大きく分けて「パターン化されたいつもの予定」と、「単発でその都度発生する予定」の2つがありました。
事務の人は、(1)まずパターン化された予定をひと通り予定表に書き込んだ後に、(2)単発のものを追加していくやり方ですべての予定を作っていました。
しかし、予定は日時だけを決めるものではなく、
いつ、どのトラックで、誰が、どこに、何を運ぶのか
までを決めるものです。
そう、ひとつひとつの予定について、担当する運転手、使うトラックなども割り当てていかなければなりません。
これ、一種の名人芸です。
よくわかるベテランの事務の人しかできません。

予定を作る担当の人がとてもがんばる人だったので、ずっと業務は滞ることなく回っていたのですが、その方がついに退職されることになりました。
引き継ぎを任された事務の人Bは、予定作りの煩雑さに戸惑うことばかり…。

なんでこうなるのの気持ちを表現

Bさんの、なんでこうなるのの気持ち

 

一人の優秀な事務の人に頼っていた運送屋さんですが、その退職を機に仕事の仕組みを大幅に改善することを決めました。
予定作りを、システム化することにしたのです。

  • たくさんの運転手さんとトラック、それにトラックが運べる容量や、冷凍・冷蔵への対応などをすべてマスタデータとして登録
  • パターン化された予定データをあらかじめ登録し、呼び出す機能を装備
  • パソコンの画面上でパターン化された予定の呼び出し、突発的な仕事の新規登録、登録済の予定の変更や削除ができるようにする
  • 予定を移動するだけなら、マウスのドラック&ドロップという直感的な操作で実現
  • 確定したデータは、担当の運転手に前日に自動でメール送信

業務が昭和以前から一気に平成になったと、評判になりました!
新しい事務の人にも好評です。

事務の人の喜びの声

Bさんの、心からの喜びの声

仕事をしていく上で、ベテランの職人技はとっても大事です。
しかし、その人がいないと仕事が回らないというのでは、リスクが大き過ぎます。
機械やシステムに任せることができる部分は積極的に任せ、どうしても人がやらなければならない部分に、人という資源を集中させることが合理的です。

ただ、システム化にはコストがかかります。また、急いで大幅なシステム化を行うと、慣れない人には運用しきれないということも起こりがち。
様々なことを考えて、その会社に合ったシステム化を考えていくことをお勧めします。

今回の運送屋さんは、予定作りの部分のシステム化に成功し、次回は受発注管理システムの改善につなげていくことになりました。
また、倉庫業もされており、その入出庫管理のシステム化も検討中です。
こんな風に、ステップ・バイ・ステップのシステム化は「あり」なんです。

さて、今回の運送屋さんの予定管理システムのお話し、いかがでしたでしょうか?

手作業で作っていた予定を、パソコン上で直感的な操作で編集できるシステムの実績が、有限会社奥進システムのホームページに掲載されています。
業種は違いますが、予定の管理という部分では同じ仕組みです。

 

予定管理、シフト管理などでお悩みがあれば、ぜひ有限会社奥進システムにお問い合わせください。

お待ちしております!

ロボットくん

お問い合わせはお気軽に!

 

 

受発注管理システム – パン屋さんの場合

有限会社奥進システムは中小企業様向けの業務管理システムを主に開発し、提供しています。
「業務管理システムって何?」
って思われる方がもしかしているかもしれないのでご説明しますね。

業務管理システムの代表的なものは下記です。

  • 顧客管理システム
  • 在庫管理システム
  • 経理システム
  • 受発注管理システム

これ以外でも、要するに毎日のお仕事を楽に、効率よくできるようにする仕組みが、業務管理システムです。

今日は、パンの製造業をされている会社さんにご依頼いただいた、受発注管理システムをご紹介します。

パンのおじさん

パン工場の社長さんのイメージ

イラストを探していて、「パン」で検索したらおじさんになったピーターパンらしきイラストが見つかってびっくりしました。
このびっくりを読んでくださる方と共有したいので、そのイラストを載せておきますね!

さて、パン工場です。

パン工場のお客様は、町のパン屋さん・喫茶店・カフェ・レストランなどです。

パン屋さん

パン屋さんの店先のイメージ

お店ではいろんなパンを提供したり販売したりする訳ですが、実はパンの種類によって作る手間が変わってきます。
中にクリームやジャムを入れる場合はそれも作っておかなくてはならないし、計画的に多めに生地を作って冷凍しておいて、少しずつ解凍して焼いて仕上げるものなどがあります。

ところが、そんな作る側の手間ひまについて、売る人はご存知ありません。
売る人が知っているのは、どのパンがどんな人やどんな時期によく売れるか、どのパンが実は人気がないか、というような消費者行動に直結した情報です。
それは、パン工場ではわからない、でもとっても知りたい情報です。

さて、今回のシステム開発のポイントです。

パン屋さんは、パンを作る手間を考えずに欲しいパンを発注し、売りたい日に確実に納品して欲しい。

パン工場では、売れるパンを納期に遅れずに計画的に製造し、パン屋さんに送り届けたい。
そして、できるなら消費者さんにどのパンが人気なのかという情報を集めたい。

このパン屋さんとパン工場さんの願いを、インターネットを使った受発注管理システムで実現しました。

若かりし頃のパン工場の社長さん

若かりし頃のパン工場の社長さん

インターネットを使った受発注システムで、工場からずっと遠いお店からでもパンの注文をすることができます。
注文は、お店に出したい日の前日を納品日として発注します。

発注を受けたパン工場では、納品日から製造と配送にかかる時間を考えて製造計画を立てます。
システムでは、商品ごとに製造にかかる時間がどれくらいかをマスタデータとして持っています。
また、顧客マスタで個々のお客様のところに届けるために必要な時間も持っていますので、その二つを合わせて逆算することで、いつそのパンを製造すればいいのかがわかるようになっています。

受発注を管理するシステムですので、データがたまっていくと今度はそれを分析することで、

  • どの時期にどれくらい、どんなパンが売れているのか
  • どの地域で、どんなパンが人気なのか

という売り上げ分析ができるようになります。

また、分析データは新商品開発や、新規顧客開拓のネタとして使うこともできます。

そしてそして、受発注管理ですから、受注伝票・納品書・請求書もシステムから発行することができます。
パンを製造するための原料の仕入れや在庫も管理することができます。

今回の開発ではそこまでの作り込みはしませんでしたが、それはそれ、一気にたくさんの機能を作ってしまうとシステムに慣れない現場が混乱してしまって困る可能性が大きくなりますから、システムは小規模なものから徐々に慣れて育てていくのがお勧めです。

さて、今回の受発注管理システムのお話し、いかがだったでしょうか?
ちなみに、当社のホームページにはフィルム加工業の会社様の受発注管理システムの事例も紹介しています。

なんだか気になる、うちの業務の受発注はどうなの? そんなことを考えたあなたは、もやっとした気持ちを大事にぜひ当社にお問い合わせください。

お待ちしておりまーす!

お問い合わせウェルカム

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ブログのお引越し

こんにちは、有限会社奥進システムの広報担当です!

昨年からアメブロでやっていたシステム開発ブログを、こちらにお引越しして気持も新たに再開する運びとなりました。

WEBシステム開発のこと、ホームページ制作のこと、また修行中のウェブ解析のことなど、当社のお仕事に関する情報を記事にしてお届けいたします。

目標としては、月に2回更新です。目標ですけど・・・はい、がんばります。

システム会社ってどんなことしてるの?
有限会社奥進システムって何ができるの?
そんなことを少しずつでも知っていただいて、いざという時に思い出していただける、安心して任せていただける、そんな環境づくりを目指していきます。

どうぞよろしくお願いいたします。

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