シフト制で何人もの人が働く職場では、常に同じ人がいる訳ではないので、コミュニケーションの取り方に工夫をしているところがたくさんあります。
何か伝達事項があったとき、もし全社員がそろって朝礼に参加しているなら、その場で一度に全員に伝えることができます。
しかし、朝番と夜番があって、社員によって出社する時間がずれていると、全社員に伝えたいことをどう伝えればいいと思いますか？
- 人に伝達を依頼
- 社内掲示板
- 社内観覧板
- 一斉メール送信
思いつくのは、これくらいでしょうか。
1から3までは、アナログな方法ですね。人数が少ない職場なら問題ないことが多いのかなと思います。
4でやっとICT技術が登場です。ただこれは、全社員が、仕事で使えるメールアドレスを持っていることが前提になります。（個人メールを仕事に使うことは、職場によってはOKですが、厳密に言うと区別することが望ましいです）
しかし、すべての方法に共通する問題があります。
伝えたい相手にちゃんと伝わって、読んだかどうかの確認を確実に行うことが難しいということです。
そこで、このようなお悩みをシステムで解決した事例ですが、今回は福祉事業所の申し送りシステムをご紹介します。
その事業所は30人前後の利用者さんがおられる支援施設で、きめ細かなサービスを提供するために職員同士で各利用者さんの情報を伝えあって共有を図っていました。
具体的にどのような方法を使っていたかといいますと・・・
ノートの回覧でした。
誰かが他の職員に伝えたいことを連絡用のノートに書き、所定の場所に置いておきます。
すると、他の職員はそのノートを時間がある時に読んで、既読がわかるように文末にサインをするかハンコを押しておくという流れです。
さっきの話しでいうと、2+3+αって感じでしょうか。
ちなみに、この職場では、ノートに書いてみんなに伝えることを「申し送り」と言います。
この方法を何年も続けていたこの施設さんは、このことについて改善したいと思うことがありました。
それは下記の３つの点です。
- 全員に伝えたいことが、全員に伝わらないことがある
- 誰に伝わっていないのか判断しづらい
- 過去の履歴を参照できない
やはり、確実に全員に伝えたい！伝わっているかを確認したい！という強い要望がおありでした。
また、内容によっては、過去に同じような内容の申し送りがあったか調べることで、経験を共有したり過去の事例を参考にするということができれば、業務改善につながるのではないかと考えていました。
施設長：なぁなぁ、こんな感じのシステムって作れる？
奥進システム：作れますよー。作りましょうかー？
っと、こんな感じでご相談があったので、作りました。
申し送りシステム
システムの機能：
- 職員マスタ（全職員を登録）
- 申し送り送信（送信先選択、送信済データの開封確認機能つき）
- 申し送り受信
- 申し送り一覧表示
- 申し送り内容検索（複数キーワード、あいまい検索に対応）
システムの機能としては、かなりシンプルです。
このシステム、実は職員の日報システムに組み込まれていまして、毎日最低一回はすべての職員（お休みの人を除く）が使うシステムなので、自分が目を通すべき申し送りが来ていたらすぐにわかる環境がありました。
また、職員のみなさんは普段からシステムに慣れてよく使っておられたので、この申し送りシステムもすぐに慣れてよく使っていただくことができました。
それから、システムはインターネットを使ったウェブ・システムだったので、実はネットにつながる環境であれば施設の外にいてもシステムに入って利用することができる（利用するためのIDとパスワードは厳密に管理されています）ので、非番や出張の際にも申し送りを確認することができるようになりました。
申し送りのシステム化。
シンプルな機能ですが、働く現場にとっては大きな業務改善となりました。
情報共有の大切さ、ありがたさが実感できる事例となりました。
在庫管理とか、顧客管理とか、そんな情報管理システムももちろん大切ですが、普段の職場でのやりとりやノウハウなども、実は管理して利用していくべき大事な情報資産です。
ぜひぜひ、そのあたりのシステム化をご検討ください。
お待ちしておりまーす！
