システムとは

 

 

システムというのは、たくさんのデータを効率よく、間違いなく、扱う仕組みです。

システムは、どんな形式（かたち）でデータを持っているかご存知ですか？

データの持ち方によって、メリット・デメリットがあり、扱いの違いがあり、システムの値段にも関わってきます。

データベース

データをデータベースというシステムに入れて管理する方法があります。

データベースにはいろんな種類がありますので、また詳しくは別の独立した記事にしたいと思いますが、ここではざっくりとして説明をしておきます。（WEBアプリケーションでのデータベースについて限定のお話しです）

• メリット
  ちゃんとしたデータが、ちゃんと蓄積される。
  データを探したり、追加・削除するのが楽ちん。
• デメリット
  扱いが面倒。
  利用する環境を選ぶ。

データを扱うなら、データベースを使うのが安心です。

データの整合性をとってくれたり、データ同士のつながりを保持してくれたりしますし、しっかり管理してくれているので沢山のデータがあっても目的のものを素早く取り出すことができます。

しかし一方では、データベースを操作するためにプログラム言語とは別の言語（SQL）の知識が必要だし、ちゃんと設計しないといけません。（今主流のリレーショナル・データベースの場合）

また、使うためにはサーバにインストールしておかなくてはならず、インストールできない環境では使えません。

デキるやつではありますが、それなりに扱いに注意と技術が必要です。

ファイル

ファイルといってもいろいろあります。

テキストファイル、PDFファイル、画像のJPEGファイルやGIFファイルなど、その種類はとてもたくさんあります。

データをファイルで持つメリットとデメリットを考えてみましょう。

• メリット
  扱いが楽ちん。
  データベースほど扱う環境を選ばない。
• デメリット
  おかしなデータが混じる可能性が高い。
  データを探したり、追加・編集・削除はやりにくい。

それぞれの特徴

その中で、システムでデータとして扱う代表的なファイルはと言えば、Excelファイル、CSVファイル、PDFファイルの３種類です。

• Excelファイル
  OfficeソフトのExcelで開いて編集できるファイル形式です。
  決まった書式にデータを当てはめて出力したい場合や、Excelの機能を使って集計したい場合に使います。
• CSVファイル
  Excelで開いて編集できる形式ですが、書式情報は含まれません。
  Excelがなくても開いて編集することができます。とてもシンプルな形式です。
  他のシステムとやりとりする場合には、シンプルなこの形式を選ぶことがよくあります。
• PDFファイル
  Adobe社の無料閲覧ソフトで開くファイルです。編集するためには、また別のソフトウェアが必要になります。
  決まった書式にデータを当てはめて出力したい場合に選ばれることが多く、Excelファイルとの違いは、編集しないことが前提になっているところです。

システムでデータファイルを扱う時、手間がかかるのはこの順番です。

PDFファイル　＞　Excelファイル　＞　CSVファイル

つまりは、手間がかかるファイル形式の方が、作る時の値段も高くなります。

実のところ

システムを作る時にはデータベースやファイルを組み合わせることが多く、どれかひとつを選ぶことはほぼありません。

選ぶとすれば、ためたデータを取り出す場合です。

売上データや商品一覧、社員名簿などのデータを取り出して見たい時、

• どんな形式が適しているのか？
• どんな形式がより安いのか？

取り出すことが多い場合は、どの形式を選ぶかによってシステム全体の開発費用が大きく変わります。

費用は、PDFファイルが一番高いのは、先にお伝えした通りです。

PDFファイル　＞　Excelファイル　＞　CSVファイル

システムのご相談をいただく場合、帳票としてデータを取り出したい、分析をしたいなど、いろんな要望がおありだと思います。

その時は、そのためにどんなファイルの形式がいいのか？を考えていただきたいのです。

また、ご相談いただきたいのです。

ご相談の内容によっては、データを出力しないで、画面で見るだけでも済んでしまうことがあるかもしれません。

その分の費用は、軽くなるかも。

有限会社奥進システムにご相談いただければ、ご要望やご予算に合わせて、そんなご提案もさせていただきます。

なんでもかんでもPDF、どれでもこれでもExcel、そんな安易な決め方ではなくて、取り出すデータの内容や取り出した後の使い方にこだわって、ファイル形式を選びましょう。

小さなシステムから大きめのシステムまで、
ちょこっとしたデータからそこそこでっかいデータベースのデータまで、
いろんなシステムとデータに詳しいのは有限会社奥進システムです！

システムとデータのことについてのご相談は、いつでも受け付けております。

どうぞお気軽に。